Bạn đã từng gặp khó khăn khi phải viết một email trang trọng, lịch sự trong công việc chưa? Cách sử dụng từ ngữ và trình tự như thế nào để người nhận cảm thấy được tôn trọng và hài lòng? Hãy tham khảo một số lưu ý mà Trung tâm anh ngữ Wall Street tổng hợp để giúp bạn soạn một email chuyên nghiệp hơn, phù hợp với ngôn ngữ văn phòng, công sở.
Chọn chủ đề email phù hợp
Chủ đề email nên ngắn gọn, súc tích và trực tiếp nêu rõ vấn đề chính của email, không quá 50 ký tự. Điều này sẽ giúp người nhận dễ dàng đọc và hiểu nội dung. Dưới đây là một số mẹo để chọn chủ đề email phù hợp:
- Sử dụng từ khóa chính: Tập trung vào các từ khóa chính trong chủ đề email sẽ giúp người nhận dễ dàng hiểu nội dung. Ví dụ: nếu email của bạn liên quan đến một cuộc hẹn, bạn có thể sử dụng chủ đề ‘Cuộc hẹn [ngày tháng] lúc [giờ]’.
- Sử dụng hành động trong từ ngữ: Đặt các hành động vào tiêu đề email sẽ giúp người nhận hiểu rõ và có thể hành động ngay lập tức nếu cần thiết. Ví dụ: nếu email của bạn yêu cầu thông tin, bạn có thể sử dụng tiêu đề ‘Yêu cầu thông tin [sản phẩm hoặc dịch vụ]’.
- Sử dụng dấu câu và biểu tượng: Chú ý sử dụng dấu câu và biểu tượng một cách hợp lý trong tiêu đề email sẽ giúp người nhận dễ hiểu nội dung. Ví dụ: nếu email thông báo tin tốt, bạn có thể sử dụng tiêu đề ‘Tin vui! [thông tin]’.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng
Viết email với ngôn ngữ lịch sự, trang trọng (formal), tránh sử dụng từ ngữ không chuyên nghiệp – thuộc văn nói, từ ngữ thô tục hoặc ngôn ngữ gây hiểu nhầm. Bạn nên tìm hiểu những mẫu câu email thông dụng hoặc từ vựng thích hợp cho văn viết.
Sử dụng các từ như ‘please’ (xin vui lòng), ‘thank you’ (cảm ơn bạn), ‘sorry’ (xin lỗi) để thể hiện sự lịch sự, tôn trọng và biểu đạt lòng biết ơn. Dưới đây là một số mẫu câu nhờ vả bằng tiếng Anh khi viết email:
- Would you mind [doing something]? (Bạn có phiền [làm gì đó] không?)
Đây là cách nhờ vả lịch sự và thân thiện.
Ví dụ: Would you mind sending me the meeting minutes? (Bạn có phiền gửi cho tôi biên bản cuộc họp không?)
- I was wondering if you could [do something]. (Tôi đang thắc mắc liệu bạn có thể [làm gì đó] không?)
Đây là cách yêu cầu nhẹ nhàng và lịch sự.
Ví dụ: I was wondering if you could help me with this project. (Tôi đang thắc mắc liệu bạn có thể giúp tôi với dự án này không?)
- I would be grateful if you could [do something]. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể [làm gì đó])
Đây là cách yêu cầu chân thành và biểu đạt lòng biết ơn.
Ví dụ: I would be grateful if you could provide me with more information about your product. (Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể cung cấp thêm thông tin về sản phẩm của bạn.)
- I would be happy to [do something] if you need help. (Tôi rất sẵn lòng [làm gì đó] nếu bạn cần giúp đỡ.)
Đây là cách yêu cầu tích cực và tỏ ra sẵn lòng giúp đỡ.
Ví dụ: I would be happy to help you with your presentation if you need it. (Tôi rất sẵn lòng giúp bạn với bài thuyết trình của bạn nếu bạn cần.)
- I would appreciate it if you could [do something]. (Tôi đánh giá cao nếu bạn có thể [làm gì đó])
Đây là cách yêu cầu lịch sự và trang trọng.
Ví dụ: I would appreciate it if you could send me the invoice as soon as possible. (Tôi đánh giá cao nếu bạn có thể gửi cho tôi hóa đơn sớm nhất có thể.)
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các mẫu câu sau:
- Xin bạn vui lòng [làm gì đó]? (Bạn có thể [làm gì đó] không?)
- I’m asking for your help with [something]. (Tôi đang yêu cầu sự giúp đỡ của bạn về [thứ gì đó].)
- I need your help with [something]. (Tôi cần sự giúp đỡ của bạn về [thứ gì đó].)
Luôn bắt đầu email với lời chào
Cách mở đầu phổ biến nhất cho email là ‘Kính thưa cô/bà/thầy + họ của người nhận’. Cách mở đầu này thể hiện sự tôn trọng và phù hợp với mọi tình huống.
Trong trường hợp không biết tên của người nhận email, bạn có thể sử dụng lời chào mở đầu ‘Kính thưa ông/bà’. Cách mở đầu này cũng thể hiện sự tôn trọng, nhưng không cá nhân hóa. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các lời chào mở đầu thân thiện hơn như:
- Hi [tên người nhận],
- Good morning [tên người nhận],
- Good afternoon [tên người nhận],
Chọn lời chào phù hợp tùy vào mối quan hệ và tính chất của email.
Hãy bày tỏ lòng biết ơn ở đầu email
Dù bạn viết email cho nhà tuyển dụng, cấp trên hay khách hàng, việc bày tỏ lòng biết ơn là một dấu hiệu của sự tôn trọng. Ví dụ: “Cảm ơn bạn đã liên hệ với Công ty X” (hoặc “Cảm ơn bạn đã phản hồi nhanh”, “Cảm ơn bạn đã trả lời ngay” khi bạn đang phản hồi email). Bày tỏ lòng biết ơn ngay từ đầu email là quan trọng, giúp người đọc cảm thấy thoải mái và dễ dàng tiếp nhận thông tin ở phần sau, đồng thời tạo ấn tượng chuyên nghiệp.
Nêu rõ lý do gửi email của bạn
Sau khi thực hiện các thủ tục chuẩn mực và lịch sự, bạn nên nói rõ mục đích của mình ngay từ đầu. Điều này giúp email trở nên trực tiếp và tiết kiệm thời gian cho cả bạn và người đọc. Bắt đầu với “Tôi viết thư này để hỏi về…” hoặc “Tôi viết email này để đề cập đến…”
Sau khi đề cập đến mục đích, bạn có thể chuyển ngay sang các nội dung chính của email. Hãy sử dụng câu ngắn gọn, rõ ràng và mạch lạc. Đồng thời, hãy chú ý đến lỗi chính tả, ngữ pháp và cách sử dụng dấu câu. Email trong môi trường làm việc cần tránh việc viết tắt, thay vào đó hãy sử dụng “Tôi đang viết để…” thay vì “Tôi đang viết để…”.
Kết thúc email bằng lời cảm ơn
Lời cảm ơn là một phần quan trọng của email, vì vậy luôn kết thúc email bằng lời cảm ơn. Điều này thể hiện sự trân trọng của bạn đối với người nhận và tạo điểm kết thúc chuyên nghiệp.
Ví dụ:
“Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và sự hợp tác của quý vị”;
“Cảm ơn vì đã xem xét một cách cẩn thận”.
Cuối cùng, bạn có thể thêm vào các mẫu câu như:
“Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc lo ngại nào, đừng ngần ngại để tôi biết”
“Tôi mong đợi nhận được tin từ bạn sớm nhất có thể”.
Sử dụng một từ lịch sự trước chữ ký
Phần kết thúc email nên dùng “Trân trọng”, “Kính chào”, hoặc “Cảm ơn” để tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp. Tránh sử dụng “Chúc mọi điều tốt lành” hoặc “Chúc mừng” trong email công việc. Cuối cùng, hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra lại email trước khi gửi để đảm bảo không bỏ sót lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.
Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng tiếng Anh cho công việc, đừng quên liên hệ với Aten! Hoặc bạn có thể thực hiện các bài kiểm tra trình độ tiếng Anh và nhận tư vấn miễn phí ngay hôm nay.
