Kết thúc thư điện tử bằng tiếng Anh – chỉ cần 3 phút để soạn email chuyên nghiệp như người bản xứ

Phần kết thúc thư điện tử tiếng Anh làm cho không ít người tốn nhiều thời gian khi viết email. Mặc dù có vẻ đơn giản, nhưng nó có khả năng thể hiện sự chuyên nghiệp, trang trọng của bạn khi viết email. Hiểu rõ về cấu trúc kết thúc email cũng như lưu ý trong cách viết email để giải đáp câu hỏi “Tại sao email của tôi lại bị cấp trên đánh giá thiếu chuyên nghiệp?”, “Cách viết thư thế nào phù hợp với môi trường công sở?”

Kết thúc thư điện tử bằng tiếng Anh bao gồm những phần nào?

Giống như cách viết  thư bằng tiếng Anh, email cũng gồm 3 phần quan trọng: phần bắt đầu, nội dung chính và phần kết thúc. Phần kết thúc email thường có 2 phần chính:

• Phần kết thúc thư: Đây là phần ngay dưới nội dung chính của email, thường được dùng để thông báo rằng bức thư sắp kết thúc, tránh tình trạng kết thúc đột ngột, không suôn sẻ.
• Phần chữ ký và ký tên: Thể hiện tính trang trọng, chuyên nghiệp của người gửi thư. Thông qua phần này, cũng thể hiện được mối quan hệ “chân thành” giữa người nhận và người gửi.

[MIỄN PHÍ] TƯ VẤN LỘ TRÌNH HỌC TIẾNG ANH BUSINESS

Viết email, báo cáo, thuyết trình, đàm phán bằng tiếng Anh chuyên sâu

Những cách kết thúc email tiếng Anh phổ biến

Phần kết email bằng tiếng Anh

Đây là phần người gửi thông báo cho người nhận email đã trình bày xong ý chính của thư. Ở phần này, bạn có thể sử dụng một số cách để đặt kỳ vọng về phản hồi. Bên cạnh đó, những câu cảm ơn người nhận đã dành thời gian đọc email, hoặc bạn có thể chuẩn bị sẵn sàng cung cấp thêm thông tin cần thiết… cũng là lựa chọn phổ biến.

• I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.
• I am looking forward to hearing from you.
• Thank you for your concern/ time.
• I appreciate your time
• Let me know if you need further information.
• If you would like any information, please don’t hesitate to contact me.
• Please respond at your earliest convenience.

Phần chữ ký và ký tên

Chữ ký là một phần không thể thiếu khi kết thúc email. Những từ tiếng Anh này dễ hiểu, nhưng đây là phần làm cho nhiều người đau đầu suy nghĩ. Bởi vì, có những chữ ký thể hiện được tính trang trọng, lịch sự mà bạn nên sử dụng trong công việc, khi kết thúc email gửi cho đối tác, khách hàng. Trong trường hợp khác, có những chữ ký chỉ nên được sử dụng khi trao đổi với những người mà bạn quan trọng.

Trong tình huống quan trọng

Khi bắt đầu với Dear Mr/ Mrs/ Miss – đã đề cập tên người nhận

• Sincerely/ Your sincerely (Chân thành): Thường được sử dụng khi kết thúc email xin việc, thể hiện sự trang trọng với nhà tuyển dụng.
• Regards/ Best/ Warm regards (Trân trọng): Đây cũng là các từ mang ý nghĩa trang trọng thường được sử dụng khi kết thúc email tiếng Anh với đối tác, khách hàng.
• Thanks so much (Cảm ơn rất nhiều): Thể hiện lòng biết ơn của người gửi email. “Thanks” cũng được sử dụng trong tình huống này.
• All best (Mọi điều tốt nhất): Trang trọng hơn Best, là sự lựa chọn tương đối an toàn
• Những lời chúc tốt đẹp nhất: Thích hợp cho lần giao tiếp đầu tiên.
• Warmly: Đứng giữa Sincerely và Best về mức độ trang trọng.
• Yours: Ít trang trọng hơn Sincerely.

Khi bắt đầu email với Dear Sir/ Madam – không nhắc đến tên người nhận

• Tốt nhất(Mọi điều tốt đẹp): Mặc dù ngắn gọn, nhưng là sự lựa chọn an toàn để kết thúc email tiếng Anh.
• Take care (Bảo trọng)
• Như mọi khi (As ever): Thường được sử dụng khi có mối quan hệ lâu dài giữa hai bên.
• Cảm ơn(Thanks): Đơn giản, an toàn, kết thúc email với “thanks” còn có ngụ ý rằng người nhận email sẽ làm điều gì đó.
• Chân thành của bạn(Yours truly): Thích hợp để kết thúc email tiếng Anh gửi người thân, bạn bè.

Những mẫu kết thúc email tiếng Anh phổ biến

Khi không thể tham gia cuộc họp 

Allow me to apologize for any inconvenience this may cause.

Sincerely,

Mike Mitchell

Hỏi ý kiến của đồng nghiệp

Let me know if that is convenient for you.

Regards

Betty Velmer.

Thư cảm ơn

Once again, thank you and your department for your time.

Yours sincerely,

Nick Banner.

Thư khiếu nại, phàn nàn, yêu cầu

I expect an email from your company by 10 a.m tomorrow at the latest, to inform our company how to resolve this issue.

Your sincerely,

Alex Smith.

Thư xin lỗi

Once again, please accept my apologies for any inconvenience caused by our service.

Yours sincerely,

Ian Smith

Kết thúc email bằng tiếng Anh, làm thế nào để tạo ấn tượng tốt?

Cách viết email không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, mà còn phản ánh hình ảnh của công ty trong mắt đối tác, khách hàng. Sau khi mở đầu và hoàn tất nội dung, cần lưu ý những điều sau:

• Nên sử dụng chữ ký đi kèm: bạn có thể bổ sung chức vụ công việc, công ty mà bạn đang làm để đối tác, khách hàng hiểu rõ vị trí của bạn làm việc.
• Không nên chỉ ký Tên: cách kết thúc này thường phù hợp với những email ngắn và không có tính trang trọng. Cách kết này đơn giản nhưng lại có phần xa lạ. Bạn nên hạn chế sử dụng cách này, đặc biệt khi mới liên lạc với đồng nghiệp hoặc đối tác.
• Khi ký tên, không nên chỉ viết chữ cái đầu tiên mà hãy ghi đầy đủ họ tên (VD: ghi John Jonas thay vì JJ).
• Không sử dụng các từ viết tắt, tiếng lóng  để thể hiện sự trang trọng, lịch sự (như Thx, Rgrds).
• Không sử dụng những từ chỉ lòng thành, sự nhiệt tình, như Yêu thương, Chân thành…)
• Không dùng các từ thông tục, như Hẹn gặp lại sau nhé
• Hạn chế sử dụng những từ ngụ ý tôn giáo, như Chúc bạn một ngày tốt lành 
• Không kết thúc email không chuyên nghiệp khi viết tiếng Anh trong công việc, kể cả khi bạn quen biết với người nhận.

CHƯƠNG TRÌNH TIẾNG ANH KINH DOANH – HỌC TIẾNG ANH CHO NGƯỜI ĐI LÀM