Trong công việc hiện nay, bạn sẽ phải sử dụng kỹ năng viết liên tục. Từ việc soạn các đề xuất cho khách hàng, viết tóm tắt cuộc họp gửi sếp, cho đến việc gửi email hàng ngày cho đồng nghiệp. Nhưng làm thế nào để đảm bảo bài viết của bạn rõ ràng và hiệu quả nhất hoặc làm thế nào để thông tin bài viết của bạn nổi bật và gây ấn tượng ngay lập tức với độc giả?
Marvin Swift đã viết: “Một văn bản rõ ràng thể hiện người viết có suy nghĩ rõ ràng.” Bạn có thể có tất cả các ý tưởng tuyệt vời nhất trong đầu nhưng nếu không diễn đạt, chúng sẽ không ai biết đến. May mắn thay, mọi người đều có khả năng cải thiện kỹ năng này. Bryan Garner nói: “Viết lách tốt và hiệu quả không phải là một món quà mà bạn có từ khi sinh ra. Đó là một kỹ năng mà bạn cần phải rèn luyện. Điều quan trọng là viết đơn giản, rõ ràng và chính xác.”
Dưới đây là những phương pháp giúp nâng cao kỹ năng viết tiếng Anh trong môi trường công sở của bạn:
1. CÂN NHẮC KỸ LƯỠNG TRƯỚC KHI BẠN BẮT ĐẦU VIẾT
Trước khi bạn bắt đầu viết, hãy suy nghĩ kỹ về những điều bạn muốn truyền đạt. Garner đã nói: “Một trong những sai lầm phổ biến là người ta cố gắng viết và suy nghĩ cùng một lúc. Họ nảy ra những ý tưởng trong quá trình viết, điều này làm cho bài viết thiếu cấu trúc, không mạch lạc và thường bị lặp lại ý kiến.” Vì vậy, hãy tự hỏi, sau khi đọc email, đề xuất hoặc báo cáo này, người đọc nên hiểu hoặc suy nghĩ gì? Nếu câu trả lời không rõ ràng, bạn đang đi sai đường, vì vậy, hãy dành thêm thời gian để suy nghĩ về những gì bạn sẽ viết và cách triển khai ý tưởng của mình như thế nào?
2. ĐI SÂU VÀO VẤN ĐỀ NGAY
Hãy làm cho quan điểm của bạn trở nên rõ ràng nhất có thể. Có nhiều phong cách viết mà bạn học ở trường không phù hợp khi sử dụng trong môi trường công sở. Một điều cần tránh là không để nội dung chính ở giữa bài viết. Hãy trình bày ngắn gọn ý chính của bạn trước tiên, điều này giúp tiết kiệm thời gian cho người đọc và cũng làm rõ lập luận của bạn trước khi đi sâu vào phân tích vấn đề. Khi viết các đề xuất hoặc bản ghi nhớ dài, hãy đặt vấn đề ở phần đầu tiên không quá 150 từ. Nếu bạn có một mở đầu không tốt, thì toàn bộ nội dung sau đó sẽ bị đánh giá là không tốt.
3. SÚC TÍCH VÀ NGẮN GỌN
Không cần dùng 3 từ khi 1 từ đã đủ để diễn tả ý. Loại bỏ từ hoặc câu không cần thiết. Ví dụ, không cần nói: “đồng thuận chung về quan điểm” mà chỉ cần nói “đồng thuận”. Một số từ như “góc nhìn” nên dùng “quan điểm” hoặc -ion từ nên thay bằng động từ chỉ hành động (bảo vệ đã được bảo vệ). Thay “là, là, là và là” bằng các động từ mạnh mẽ hơn như “chỉ ra”.
4. GIỚI HẠN SỬ DỤNG BIỆT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT
Tránh việc sử dụng từ viết tắt vì chúng tạo ấn tượng bạn lười biếng hoặc suy nghĩ lộn xộn hoặc thậm chí làm người đọc không hiểu được ý bạn muốn truyền đạt.
5. ĐỌC LẠI NHỮNG GÌ BẠN VIẾT
Đặt mình vào vị trí người đọc để xem liệu quan điểm và luận điểm của bạn đã rõ ràng chưa. Câu văn có ngắn gọn và dễ hiểu không? Hãy đọc lại đoạn văn bạn vừa viết, đó là cách giúp bạn nhận ra những thiếu sót trong lập luận của mình. Để bài viết tốt hơn, hãy xin ý kiến từ người khác để nhận được đánh giá độc lập từ họ.
6. THỰC HÀNH MỖI NGÀY
Viết là một kỹ năng, và kỹ năng có thể được cải thiện thông qua việc thực hành mỗi ngày. Hãy đọc các mẫu văn bản hàng ngày và chú ý phân tích cách sử dụng từ cũng như cấu trúc và cách diễn đạt của tác giả để học hỏi cho bản thân. Bạn có thể tham khảo từ những nguồn như The Wall Street Journal. Tập trung vào việc cải thiện ngữ pháp. Quan trọng nhất, lên kế hoạch thực hiện việc viết và chỉnh sửa hàng ngày. Quá trình này có thể mất thời gian, nhưng “good things take time” – bạn càng thực hành nhiều thì sự cải thiện sẽ đến nhanh thôi!
