Second, I am a detail-oriented person who loves to follow processes. Also, I like to negotiate with people. Therefore, the import and export staff jobs would be the best chance for me to utilize my capacity.

(Sau khi tìm hiểu kỹ lưỡng về ngành, tôi tin rằng công việc Nhân viên xuất nhập khẩu là lựa chọn nghề nghiệp thích hợp nhất với tôi về cả chuyên môn lẫn tính cách. Về mặt chuyên môn, chuyên ngành của tôi ở đại học là Thương mại quốc tế, như đã trình bày trong CV ứng tuyển gửi đến Quý công ty. Chuyên ngành này giúp tôi có một nền tảng kiến thức nhất định về hệ thống giao thương quốc tế. Do đó tôi có thể dễ dàng hiểu rõ quy định và quy trình làm việc với nhà cung cấp, khách hàng cũng như các cơ quan trong quy trình xuất nhập khẩu.

Về mặt tính cách, tôi là người tỉ mỉ và thích thương lượng với người khác. Do đó công việc yêu cầu khả năng làm việc chặt chẽ theo quy trình và khả năng thương thảo với đối tác, khách hàng như Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ là vị trí phù hợp với tôi.)

(Trong quy trình xuất nhập khẩu, bước quan trọng nhất là việc hai bên cùng thỏa thuận các điều khoản về giá cả, chất lượng hàng hóa, điều khoản thanh toán, vận chuyển, bảo hành để cấu thành lên hợp đồng thương mại. Khi đạt được thỏa thuận giữa hai bên thì mới thực hiện những bước tiếp theo.)

I took it upon myself to enroll in a summer business admin course at the local community college. Through this, I picked up some really great knowledge on communication and teamwork, as well as further develop overall managerial skills. Though it may not be directly applicable to this particular job, I believe the overall experience I gained could be a real asset here.

(Đó thực sự là một câu hỏi hay. Mặc dù tôi chưa có cơ hội phát triển trong vai trò cụ thể này, nhưng tôi đã thực sự tham gia rất nhiều vào ngân hàng thực phẩm địa phương trong năm vừa qua. Điều này đã dạy cho tôi rất nhiều điều về cộng đồng, tinh thần đồng đội và sự chủ động.

Ngoài ra, tôi đã tự mình đăng ký tham gia một khóa học quản trị kinh doanh mùa hè tại trường cao đẳng cộng đồng địa phương. Thông qua đó, tôi đã thu thập được một số kiến ​​thức thực sự tuyệt vời về giao tiếp và làm việc theo nhóm, cũng như phát triển hơn nữa các kỹ năng quản lý tổng thể. Mặc dù nó có thể không áp dụng trực tiếp cho công việc cụ thể này, nhưng tôi tin rằng kinh nghiệm tổng thể mà tôi thu được có thể hỗ trợ cho tôi rất nhiều với công việc ở đây.)

(1) capacity to handle the company’s requirements

(2) resources such as staff, equipment, storage, and available materials

(3) commitment to high-quality standards

(4) how much they can control their process

(5) financial health

(6) service attitude, etc.

I also check their reputation in the industry by referring to other customers’ reviews. After having a list of reliable suppliers, I compare their prices, promotions, support services, etc. Then, I do further negotiation to get the best offer.

(Để lựa chọn nhà cung ứng uy tín phù hợp, tôi sẽ dựa vào những tiêu chí như: 

• Khả năng cung ứng hàng hóa, dịch vụ theo yêu cầu công ty
• Nguồn lực sẵn có bao gồm nhân viên, máy móc, kho bãi 
• Nguyên liệu sẵn có cam kết về tiêu chuẩn chất lượng dựa trên các chứng nhận
• Khả năng quản lý, kiểm soát quy trình
• Khả năng tài chính
• Các dịch vụ khác, v.v. 

Đồng thời, tôi cũng tham khảo đánh giá chất lượng hàng hóa phục vụ của nhà cung cấp từ các khách hàng khác. Sau khi có được danh sách các nhà cung ứng uy tín, tôi so sánh giá thành sản phẩm, các dịch vụ đi kèm hậu mãi, chính sách ưu đãi,… giữa các bên. Sau đó tiến hành đàm phán với họ để có giá tốt nhất.)

After checking information on every document, I crosscheck data among them in order to ensure their consistency and accuracy. For example, I will check item name, item description, unit price, item quantity on invoice and contract, as well as number of packages and gross weight on B/L and P/L, etc.”

(Đầu tiên, tôi sẽ tìm hiểu rõ về các chứng từ cần thiết và các chứng từ liên quan, bao gồm mục đích sử dụng của chúng và các nội dung quan trọng trên chứng từ cần phải lưu ý. Ngay từ lúc có file mềm của chứng từ, tôi sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và tính hợp lý của thông tin. Nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì tôi sẽ làm việc với nhà cung ứng/khách hàng để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay.

Sau khi đã kiểm tra thông tin và số liệu trên từng chứng từ, tôi sẽ đối chiếu chéo số liệu giữa các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác, ví dụ như tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên hóa đơn và hợp đồng, cũng như số kiện và tổng trọng lượng hàng trên B/L và P/L,…)