Khi làm việc trong môi trường kinh doanh với khách hàng nước ngoài, kỹ năng đàm phán tiếng Anh là không thể thiếu. Bài viết này sẽ tóm tắt những điều cơ bản nhất trong bộ kỹ năng đó – những điều mà người mới bước vào thị trường cần biết để không bị “nuốt lời”.
CHUẨN BỊ TRƯỚC
Đây luôn là bước quan trọng đầu tiên trong mọi cuộc đàm phán tiếng Anh.
Để buổi đàm phán thành công, bạn cần đề ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể. Ngoài ra, bạn cũng cần có các giải pháp dự phòng hợp lý và khả thi. Liệt kê những điều bạn muốn trao đổi. Cuối cùng, trong các điều khoản đàm phán, bạn cần chọn ra một điều tốt nhất cho cả hai bên. Trong ngôn ngữ đàm phán, điều đó được gọi là BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement), và đó cũng là mục tiêu chính của cuộc đàm phán.
KHỞI ĐẦU THUẬN LỢI
Hãy nêu những quyền lợi mà cả hai bên hướng tới để giảm căng thẳng và giải quyết những vấn đề có thể phát sinh trong buổi đàm phán. Đừng quên tạo ra bầu không khí thoải mái bằng những cuộc trò chuyện mở đầu mang tính thân thiện (small talk).
- Our aim today is to agree on a fair price that suits both parties.
- I’d like to outline our aims and objectives…
- How do our objectives compare to yours?
BẮT ĐẦU ĐÀM PHÁN
I’d like to begin by saying …
I’d like to outline our aims and objectives.
There are two main areas that we’d like to concentrate on/discuss.
ĐƯA RA GỢI Ý
- I would like now to suggest that…
- There are several options you can consider …
- Regarding your proposal, our position is …
ĐẶT CÂU HỎI MỘT CÁCH HIỆU QUẢ
Trong hầu hết các cuộc trò chuyện, việc sử dụng câu hỏi mở luôn được khuyến khích. Đàm phán cũng không ngoại lệ. Những câu hỏi hiệu quả sẽ giúp bạn khám phá sâu hơn vấn đề, tìm ra căn nguyên của khó khăn cần giải quyết, đồng thời tạo ra cơ hội để cả hai bên đề xuất các phương án dự phòng.
- Could you be more specific?
- How far are you willing to compromise?
- Where does your information come from?
Học thử Business English MIỄN PHÍ
TRỊ GIÁ 1 TRIỆU ĐỒNG (áp dụng chỉ tại Hà Nội)
BIỂU HIỆN SỰ ĐỒNG Ý…
Khi đối tác đưa ra một thỏa thuận hoặc đề nghị hợp lý, bạn nên thể hiện sự đồng tình và cho họ biết rằng bạn cũng cảm thấy mình nhận được một điều gì đó từ đề nghị này. Nó sẽ giúp cho cuộc đàm phán của bạn trở nên cởi mở hơn cũng như sớm đi đến thỏa thuận sau cùng.
- That seems like a fair suggestion.
- I agree with you on that point
- That’s a fair suggestion
- You have a strong point there
- I think we can both agree that…
- I don’t see any problem with that…
- I couldn’t agree more.
- I’m happy with that.
… VÀ KHÔNG ĐỒNG Ý
Bất đồng là điều không thể tránh khỏi trong các cuộc đàm phán. Thật sự, đây là cơ hội để hai bên xây dựng mối quan hệ vững chắc hơn và đạt được thỏa thuận phù hợp. Nói một cách khác, bất đồng giúp làm rõ những vấn đề mà hai bên cần thảo luận để cùng vượt qua. Tuy nhiên, việc thể hiện chúng mà không tạo ra không khí tiêu cực là một nghệ thuật. Có hai từ mà bạn cần nhớ trong trường hợp này: lịch sự và nhã nhặn.
- I take your point, however…
- I’m afraid that’s not acceptable to us
- I’m afraid we can’t agree with you there.
- I’m afraid we have some reservation on that point…
- I understand where you’re coming from/ your position, but…
- That’s not exactly as we see/look at it
- Is that your best offer?
- I’m prepared to compromise, but…
- I’m afraid I had something different in mind.
- I’d have to disagree with you there
- I would prefer …
LÀM RÕ VẤN ĐỀ
Để tránh hiểu nhầm trong một môi trường mà tiếng Anh được coi là ngôn ngữ chung, bạn vẫn cần tập trung đảm bảo quyền lợi cho bản thân. Tuy nhiên, nếu có một vấn đề mà bạn chưa thực sự hiểu rõ, bạn nên đề xuất cho đối tác xác minh:
- If I understand correctly, what you’re saying is …
- I’m not sure I understand your position on…
- What do you mean by … ?
THỎA THUẬN
Đây thường là phần rất quan trọng trong mỗi cuộc đàm phán. Cách bạn thỏa thuận sẽ quyết định đến thành công của buổi đàm phán. Hãy nhớ rằng, khi thỏa thuận, bạn cần chuẩn bị sẵn một cái gì đó để trao đổi bằng những lời mở đầu sau:
- In exchange for….would you agree on..?
- We might be able to work on…
- We are ready to accept your offer; however, there would be one condition…
- We could possibly…
- That could be all right, as long as…
- We can do that, providing…
CHỐT GIÁ
Bước này không yêu cầu bạn phải nói nhiều, nhưng lại đòi hỏi từng câu chữ bạn nói ra phải rất chính xác, hiệu quả và tinh tế. Nói cách khác, đây là phần yêu cầu nhiều sự suy nghĩ nhất. Lời đề xuất cuối cùng sẽ quyết định sự thành bại trong mỗi cuộc đàm phán. Hãy có một chiến lược thông minh để đạt được thành công.
- I’m afraid we can only go as low as…
- From where we stand an acceptable price would be…
- Our absolute bottom line is …
TÓM LƯỢC VẤN ĐỀ
Kỹ năng này thường được áp dụng linh hoạt trong các cuộc đàm phán.
Khi kết thúc một vấn đề, để chuyển sang vấn đề (hoặc điều khoản) tiếp theo, bạn cần tóm tắt lại để tránh hiểu lầm.
- Let’s look at the points we agree on…
- Shall we sum up the main points?
- This is where we currently stand …
KẾT THÚC CUỘC THẢO LUẬN
- I think we both agree with these terms.
- It sound like we’ve found some common ground.
- I’m willing to leave things there if you are.
- I’m willing to work with that.
LỜI KẾT
Tất nhiên những kỹ năng này không đủ để bạn trở thành một chuyên gia đàm phán. Nhưng như đã nói, chúng sẽ hỗ trợ bạn, đặc biệt là những người mới bước vào thị trường, vì đó là một môi trường với nhiều đối thủ đáng gờm, có khả năng đọc tâm trạng của bạn và tiến xa trước bạn không chỉ một bước, mà có thể nhiều bước.
Chúc bạn thành công và có những cuộc thương lượng bằng tiếng Anh suôn sẻ!
_____________
Khóa học Tiếng Anh Kinh doanh Toàn cầu tại Aten được phân chia thành các cấp độ từ 0-5, cung cấp các kỹ năng kết hợp với công việc. Khóa học này sẽ giúp bạn có nền tảng ngôn ngữ, phát âm và các kỹ năng giao tiếp như Phỏng vấn, Mạng lưới, Thuyết trình, Trình bày ý tưởng, Xây dựng Thương hiệu Cá nhân để thuyết phục nhà tuyển dụng, đối tác, khách hàng và thăng tiến trong sự nghiệp!
[MIỄN PHÍ] TÀI LIỆU CHUYÊN NGÀNH TIẾNG ANH TẠI ĐÂY
