Hướng Dẫn Viết Email Bằng Tiếng Anh – Toàn Bộ Chi Tiết Từ A Đến Z

Việc viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là kỹ năng quan trọng đối với sinh viên mới ra trường và những người đi làm.

Để hỗ trợ bạn viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, Aten sẽ hướng dẫn đầy đủ từ quy tắc khi viết, cấu trúc chung, từ viết tắt, các mẫu câu thông dụng và cung cấp các mẫu viết email điển hình nhất.

Tất cả sẽ được thảo luận trong bài viết này, hãy đọc ngay.

1. Những Quy Tắc Quan Trọng Khi Viết Email Bằng Tiếng Anh

1.1. Chủ Đề – Tiêu Đề Email

Tiêu đề – chủ đề là mảng quan trọng nhất trong email của bạn, xác định xem người nhận có thực sự mở đọc hay không. Chủ đề giúp họ hiểu rõ nội dung và lý do họ cần đọc email. Vì vậy, phần chủ đề cần rõ ràng, cụ thể và đi thẳng vào vấn đề.

1.2. Phong Cách – Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh

Khác với nhiều ngôn ngữ khác đòi hỏi câu văn phức tạp trong bối cảnh viết trang trọng, tiếng Anh ưu tiên sự súc tích và ưa chuộng câu ngắn cũng như cấu trúc đơn giản khi viết email. Hãy chia văn bản thành hai hoặc ba đoạn để giúp người đọc nhanh chóng nhận biết các điểm chính.

1.3. Công Thức Lịch Sự – Courtesy Formulas

Khi viết email bằng tiếng Anh, bạn không chỉ sử dụng một ngôn ngữ khác mà còn tiếp xúc với một nền văn hóa khác với những thói quen khác nhau. Người Anglo-Saxon nói chung rất quan tâm đến các biểu hiện lịch sự và lòng biết ơn, vì vậy đừng bao giờ quên thể hiện sự lịch sự và lòng biết ơn trong email của bạn.

1.4. Kiểm Tra Email – Check Email Trước Khi Gửi

Không bao giờ gửi email mà không đọc lại những gì bạn đã viết. Ngay cả trong ngôn ngữ của mình, bạn cũng có thể gặp lỗi ngữ pháp hoặc đánh máy.

Với tiếng Anh, rất dễ mắc lỗi. Kiểm tra kỹ nội dung giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn và tránh được sự bất cẩn.

1.5. Chữ Ký – Signature

Chắc chắn rằng bạn đã kết thúc email với thông tin quan trọng bao gồm: họ và tên, công việc, thông tin liên quan đến công ty (tên, địa chỉ) và đường liên kết đến trang web của công ty.

2. Cấu trúc chung khi viết email bằng tiếng Anh

2.1. Lời Chào: Bắt Đầu Email

Làm thế nào để mở đầu email?

Đối với từng đối tượng khác nhau sẽ có cách tiếp cận khác nhau để bắt đầu một cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, mọi email đều bắt đầu bằng một lời chào. Tuỳ thuộc vào độ trang trọng và đối tượng, bạn có thể lựa chọn những lời chào phù hợp.

Ví dụ, trong những mối quan hệ gần gũi, hãy sử dụng tên của họ như: Hi Nga, Dear Anna,…

Đối với những email trang trọng, bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam”, “Dear Mr/Ms…”. Lưu ý rằng sau “Dear” chỉ sử dụng họ, không sử dụng tên riêng.

Sau Ms, Mrs không nên sử dụng họ của một người phụ nữ mà bạn chưa biết chắc rằng họ đã kết hôn hay chưa.

2.2. Body of the text: Nội dung email

2.2.1. Nhận xét Mở Đầu: Câu Hỏi Bắt Đầu Nội Dung Email

Phần câu hỏi thăm mở đầu nội dung nhằm thể hiện lòng thiện chí của người gửi, đồng thời tạo ấn tượng tích cực để mở đường cho những thông tin tiếp theo.

Tương tự như phần mở đầu, tùy thuộc vào đối tượng nhận email, câu opening comment sẽ có những biến thay đổi phù hợp.

Ở phần này, bạn có thể thăm hỏa về sức khỏe hoặc bắt đầu bằng lời cảm ơn.

2.2.2. Giới Thiệu: Mô Tả và Nêu Lý Do Gửi Email

Hãy trình bày lý do viết email một cách rõ ràng, tránh sự vòng vo ngay sau phần hỏi thăm. Người nhận có thể hiểu tổng quan về nội dung mà email muốn truyền đạt trước khi đi vào chi tiết.

Nếu bạn là người phản hồi thư, bạn có thể sử dụng các cấu trúc sau đây:

Trong trường hợp bạn là người chủ động viết thư, các cấu trúc dưới đây sẽ giúp bạn hiệu quả:

2.2.3. Điểm Chính: Nội Dung Chính

Đây là phần tập trung vào nội dung quan trọng bạn muốn chia sẻ với người nhận, tiếp theo là phần giải thích lý do bạn viết thư. Để câu văn trở nên mượt mà, bạn có thể sử dụng các cụm từ nối:

2.3. Kết Luận: Kết Thúc

2.3.1. Câu Kết Luận: Câu Kết Thúc

Phần kết luận email nên chứa những câu khuyến khích hành động từ phía người nhận, hoặc đơn giản là thể hiện quyết tâm của bạn.

Aten cung cấp một số mẫu câu để bạn tham khảo:

2.3.2. Kết Thúc – Ký Tên

Để tạo sự gần gũi, bạn có thể sử dụng các cụm từ như:

  • Thanks again
  • Best,
  • Take care,
  • Bye,
  • Best wishes,
  • Love
  • Regards

Trong trường hợp trang trọng, hãy ký tên bằng những cụm từ như:

  • Yours sincerely
  • Yours truly
  • Best regards,
  • Warm regards,
  • Respectfully

Khám phá thêm:

53+ Mô hình bài viết về người thân

51+ Mô hình bài viết về sở thích

Bí quyết viết thư xin việc bằng tiếng Anh

3. Một số viết tắt phổ biến khi gửi email bằng tiếng Anh

Các từ viết tắt phổ biến khi viết email bằng tiếng Anh bao gồm:

4. 101 mẫu câu thường dùng cho việc viết email bằng tiếng Anh

4.1. Mẫu câu chào khi viết email bằng tiếng Anh

Dưới đây là một số câu hỏi thăm thông dụng khi viết email bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo:

  • I was very pleased to meet you at the 13th educational conference in Hanoi. (Tôi rất hân hạnh vì đã được gặp ngài tại hội nghị giáo dục lần thứ 13 tại Hà Nội)
  • We appreciate your interest in our company. (Chúng tôi đánh giá cao sự quan tâm của bạn dành cho công ty chúng tôi.)
  • I hope you are all doing well. (Tôi hy vọng mọi người đều khỏe.)
  • We are very grateful to receive your contribution in the last project. (Chúng tôi rất cảm kích trước những đóng góp của bạn trong dự án vừa qua.)
  • Thanks for your feedback.(Cảm ơn những phản hồi của bạn)
  • We truly appreciate your business, and we’re so grateful for the trust you’ve placed in our company. (Chúng tôi thực sự đánh giá cao doanh nghiệp của bạn và rất biết ơn vì sự tin tưởng mà bạn đặt vào công ty chúng tôi.)

4.2. Mẫu câu yêu cầu

Mẫu câu yêu cầu thường là một phần quan trọng khi viết email thương mại bằng tiếng Anh. Đây là sáu mẫu câu thông dụng bao gồm:

  • We would appreciate it if you would …( Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…)
  • Could you please send me …(Bạn có thể gửi cho tôi…)
  • In addition, I would like to receive …(Ngoài ra, tôi muốn nhận được….)
  • Please let me know what action you propose to take. (Xin hãy cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn)
  • It would be helpful if you could send us …( Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá)
  • I would be grateful if you could … (Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…)

4.3. Mẫu câu đề xuất, đề nghị giúp đỡ

Để đề xuất, dưới đây là một số mẫu câu mà bạn có thể tham khảo từ Aten:

  • Would you like us to …? (Bạn có muốn chúng tôi…?)
  • Our company would be pleased to…. (Công ty  chúng tôi rất sẵn lòng…)
  • We are quite willing to … (Chúng tôi rất sẵn sàng…)
  • We would be delighted to …  (Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…)

Xem thêm:

  • Cấu trúc Do you mind/ Would you mind – Công thức, cách dùng và bài tập
  • A – Z về Cấu Trúc Would Rather, Would Prefer, Prefer 2023

4.4. Mẫu câu khi chia sẻ tin vui

Một số cách thông báo tin vui bằng tiếng Anh bao gồm:

  • We are pleased to announce that … (Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…)
  • You will be pleased to learn that … (Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…)
  • I think you will be happy to know that… (Tôi nghĩ bạn sẽ rất vui khi biết rằng….)
  • I am delighted to inform you that .. (Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…)

4.5. Mẫu câu khi chia sẻ tin tồi tệ

Ngược lại, khi chia sẻ tin tồi tệ, có những cấu trúc thông thường như:

  • We regret to inform you that …  (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
  • I am afraid it would not be…(Tôi e rằng không thể…)
  • Unfortunately we cannot / we are unable to … (Rất tiếc chúng tôi không thể…)
  • After careful consideration we have decided (not) to…(Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…)

4.6. Mẫu câu khi phản ánh khi viết email bằng tiếng Anh

Một số cách thể hiện sự không hài lòng khi viết email bằng tiếng Anh bao gồm:

  • I am writing to express my disappointment…(Tôi viết để bày tỏ sự thất vọng)
  • I am writing to complain about … (Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….)
  • Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. ( Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.)
  • I want to make a complaint about…(Tôi muốn khiếu nại về….)
  • We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.)
  • I had bad experiences…(Tôi đã có những trải nghiệm tồi tệ khi…)

4.7. Mẫu câu thông báo về tệp đính kèm

Trong các email thương mại, việc thông báo về tệp đính kèm là quan trọng. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng:

  • Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.)
  • I am sending you…as an attachment. (Tôi đã đính kèm…)
  • Can you please sign and return the attached contract by next Friday? (Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau)
  • Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.)

4.8. Mẫu câu kết thúc khi viết email bằng tiếng Anh

Để thể hiện sự thiện chí, tránh kết thúc email một cách quá đơn giản. Thay vào đó, hãy duy trì liên lạc với người nhận qua những cách như:

  • I look forward to… (Tôi rất trông đợi…)
  • Should you need any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.)
  • Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy hồi âm ngay khi các bạn có thể).
  • I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)

5. 5 bài mẫu viết email bằng tiếng Anh điển hình nhất

Aten giới thiệu các mẫu email tiếng Anh sử dụng trong các tình huống cụ thể để bạn tham khảo và áp dụng linh hoạt.

5.1. Mẫu viết email xin việc bằng tiếng Anh

“Dear Mr. Jack,

I’m interested after reading your job posting for the position of Video Content Creator. I believe my experience is well qualified for this position and I’m pleased to submit my CV and my portfolio.

My latest position was at MMO system, where I was in charge of producing teaching videos. I took part in writing scripts as well as working with the teachers. I have attached my portfolio down below.

Through it, I hope you can take a quick look at my videos and get to know more about my educational background, work experience, and other achievements.

Please let me know If I can provide any further information or explain more about my previous experiences. I look forward to hearing from you soon. Thank you so much for your consideration. Yours sincerely, Trix.”

Xem thêm: Bí quyết viết thư xin việc bằng tiếng Anh để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng

5.2. Mẫu viết email phản hồi kết quả tuyển dụng bằng tiếng Anh

Dear Mr.Karin,

Thank you very much for meeting with us to talk about the open marketing position. It was a pleasure to get to know you. We have finished conducting our interview.

On behalf of Pasan Company, I am pleased to inform you that you are the best candidate for this position.

If you decide to accept this offer, please reply to this email before November 19th.

We are looking forward to your response.

Sincerely,

Pasan Company’s Room.

5.3. Mẫu viết email bằng tiếng Anh để thể hiện sự phàn nàn

Dear Manager of Store Maruna,

I am writing to express my disappointment with your store’s service.

I ordered a t-shirt from your store last month. I received it 1 week later than the delivery time on the invoice. In addition, I chose a red shirt but received a black one. I am really disappointed with this order.

I hope you will return my shirt as soon as possible.

Sincerely,

Anna

5.4. Mẫu thông báo qua email bằng tiếng Anh

Dear Mr Smith,

Thank you for the invitation to the review meeting on the 17 December. Unfortunately, due to a prior commitment that I am unable to change, I will not be able to attend the meeting.

If you need to contact me, please do not hesitate to do so on my mobile, 6932371899.

I apologise for any inconvenience this may cause.

Yours sincerely,

Nancy

5.5. Mẫu viết email mời tham gia cuộc họp, hội thảo bằng tiếng Anh

Hi Minh,

We’re holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we’ve had with the loss of customer data.

The meeting will take place next Friday at 3pm in meeting room 2 in the FPT Building in Hanoi.

If there’s anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda.

Let me know as soon as possible if you can attend.

Regards,

Tuan

IT Project Manager

Dưới đây là những mẫu gửi email bằng tiếng Anh phổ biến và hữu ích nhất giúp bạn viết email tiếng Anh cho đối tác, khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Để nâng cao khả năng viết email tiếng Anh của bạn, hãy không ngừng mở rộng vốn từ vựng và tham gia các khoá học trên Aten.

Cảm ơn bạn đã đọc bài viết. Hy vọng rằng, thông tin trên sẽ giúp bạn tự tin hơn khi viết những bức thư theo các chủ đề khác nhau.

KHUYẾN MÃI HẤP DẪN

Tặng #Voucher_4.000.000 cho 20 bạn may mắn
Tặng thẻ BẢO HÀNHtrọn đời học lại hoàn toàn miễn phí
Giảm thêm 10% khi đăng ký nhóm từ 3 học viên trở lên
Tặng khóa giao tiếp nâng cao 2 tháng với giáo viên nước ngoài