Hướng dẫn viết email phản hồi bằng tiếng Anh cho mọi trường hợp

Trong một ngày bình thường, mỗi nhân viên văn phòng thường phải xử lý khoảng 80 email. Vì vậy, việc viết email đúng chuẩn đã trở thành một kỹ năng bắt buộc với tất cả mọi người. Nhưng làm thế nào để viết email trả lời bằng tiếng Anh sao cho luôn thể hiện sự chuyên nghiệp và gây ấn tượng với người nhận? Tất cả sẽ được hướng dẫn trong bài viết này từ Aten.

I. Hướng dẫn viết email trả lời bằng tiếng Anh

Về cơ bản, trong lĩnh vực kinh doanh, một email trả lời cũng tuân theo các quy tắc thông thường của việc viết email chuyên nghiệp. Khi học cách viết email phản hồi bằng tiếng Anh, bạn nên nhớ bao gồm:

Chủ đề chính:

Đây là nơi để cung cấp thông tin về email bạn đã nhận và hứa hẹn sẽ phản hồi sớm nhất có thể.

Bắt đầu bằng lời chào:

Hãy nghĩ về dòng này như là cách bạn chào đón người nhận email của mình. Dù khác biệt tùy thuộc vào mối quan hệ, bạn vẫn cần một lời chào thích hợp.

Ví dụ:

  • Hello Mr.Smith,
  • Dear Mr.Potter,

(Bạn có thể dùng Hello với tình huống bạn bè, đồng nghiệp, cấp dưới, sếp thân thiết. Dùng Dear với các đối tượng: khách hàng, sếp, đồng nghiệp,…)

THỬ NGHIỆM KHẢ NĂNG TIẾNG ANH CỦA BẠN NGAY BÂY GIỜ MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY

Phần thân:

Trong phần này, bạn sẽ trình bày rõ lý do tại sao bạn đang gửi email này. Nội dung có thể là bất kỳ gì tuỳ thuộc vào những gì người nhận đã viết trong email cuối cùng.

Nếu họ đã hỏi/yêu cầu nhiều hơn một điều, hãy trả lời từng câu hỏi trong một đoạn văn riêng biệt để người nhận của bạn có thể dễ dàng hiểu câu trả lời của bạn. Dưới đây là nhiều ví dụ để bạn có thể tìm hiểu cách viết email trả lời bằng tiếng Anh.

II. Phương pháp viết thư điện tử phản hồi bằng tiếng Anh cho mọi tình huống

TH1:  Trả lời email bằng tiếng Anh về thông tin sản phẩm, dịch vụ

Mẫu 1:

Dear Mrs. Thatcher,

Thank you for your inquiry about Apple Stores. Find attached herewith some literature on our products including the products in the alpha development stage. I have also included a sample username and password for you to try out the products that catch your fancy.

Please, do not hesitate to call me if you have further questions. I will be glad to have you as a customer.

Sincerely,

Harry Potter.

Mẫu 2: 

Dear Ms. Abike,

Thank you for inquiring about the email software advertised on my blog. Each of the listed software functions uniquely on different platforms. Before I recommend a particular one, I would like to know a bit more about you and your needs:

    What kind of business do you handle? Are you self-employed, a manager, or a business owner? Will you be using the software on a mobile device or computer? Is your computer a Mac or PC? What kind of emails do you send most often? Are they replies to customer questions, business-to-business information, or just emails for team members?

Once again, thank you for your interest in purchasing some of the email software advertised on my site. I hope you will find them suitable for your business needs.

Cordially,

Selena Cyrus.

Dear Mr. Ahsan,

I have attached five samples of my original designs to this email. The sixth attachment is a list of designs where I collaborated with other designers including the location (URL) of the designs on the Internet.

Thank you for allowing me to send samples to you. I will be pleased to participate in the forthcoming competition and also introduce my services to your team.

Kindly notify me should you need any other information.

Regards,

Mẫu 4:

Dear Mr. Mohammed,

I was flattered by your request to make me a minister in your church branch in Hanoi. Regrettably, I won’t be able to accept this position.

I wish you well in Hanoi.

Yours truly,

Alex.

TH4: Email phản hồi bằng tiếng Anh sau khi ứng viên gửi CV apply

Mẫu 5:

Dear Mr. Frank,

Thank you for applying for the opening in our company and sending your design samples. I have reviewed your style and thought about the issues you raised during our last discussion, especially your reluctance to create new design samples for our evaluation. Since then, I have received new design samples from more than ten candidates, lending credence to their works.

Eventually, I have concluded that your samples are not enough to help me reach a conclusion about you. So, we now have a new Chief Designer for our company. However, I would be happy to work with you on a contract basis if you agree to this.

Thanks again, Frank, for your interest in our company.

Cordially,

TH5: Cách viết email trả lời bằng tiếng Anh khi đáp lại kết quả nộp đơn xin việc của ứng viên

Mẫu 6:

Mr. Ngoc,

Thank you for your recent application to become a writer on abc.com. We are very much complimented that you would like to write for abc.com.

Your application details will be retained in our files. Currently, we do not have any vacant sections; and our writers are on top of their jobs. We shall, however, contact you as soon as we have an opening.

I would appreciate being notified if you wish to cancel your application for any reason.

Best regards,

TH6: Thư điện tử phản hồi khách hàng về đơn đặt hàng

Mẫu 7:

Dear Mr. Gate,

Thank you for your order of 25 DVDs. We will send them within the next 3 days.

Before we send them, however, we need to know the package you prefer. Kindly visit your order page and select your preference. If you have any questions, call us at +2348035290896. You will be promptly attended to by the customer service team.

Thanks again for your order. We look forward to your final instructions.

Sincerely,

James Noah.

TH7: Thư điện tử phản hồi lời mời phỏng vấn

Mẫu 8:

Dear Ms. Wade,

Thank you for considering me for the Social Media Manager role at XYZ Company. Per your request, I will call you tomorrow afternoon to arrange for an interview.

I look forward to speaking with you. Please let me know if I can provide any additional information.

Sincerely,

Jaime Jones

TH8: Email đáp lại thư mời nhận việc bằng tiếng Anh

Mẫu 9:

Dear (Hiring Manager or Supervisor’s Name),

Please accept this email as my formal acceptance of the offered position as (position) with (company). I thank you for the opportunity, and I look forward to applying my skills to the position.

As the offer letter displays and as we previously discussed on the phone, I accept the starting salary of (offered salary) with (benefits packaged offered).

I look forward to beginning work and meeting the team on (start date). If you require any additional information from me before then, please let me know. You can reach me by phone at (your phone number) or by email at (your email address).

Thank you again for giving me the opportunity to demonstrate my value to the team.

Sincerely,

(Your Name)

TH9: Cách viết email phản hồi khi khách hàng phản ánh vấn đề

Mẫu 9:

Dear (First name),

I’m so sorry your order hasn’t arrived. I know how frustrating this must be.

I’ve tracked the package via [carrier], and it’s currently listed as “[status].” If you’d like to check on its progress, here’s the link you can use: [link]

Please contact me directly if your order hasn’t arrived within [time frame]. In the meantime, I will do everything I can to locate your package.

Once again, [First name], I sincerely apologize for the inconvenience.

Sincerely,

[Agent first name]

[MIỄN PHÍ] TƯ VẤN CHƯƠNG TRÌNH HỌC TIẾNG ANH CHO DOANH NGHIỆP

KHUYẾN MÃI HẤP DẪN

Tặng #Voucher_4.000.000 cho 20 bạn may mắn
Tặng thẻ BẢO HÀNHtrọn đời học lại hoàn toàn miễn phí
Giảm thêm 10% khi đăng ký nhóm từ 3 học viên trở lên
Tặng khóa giao tiếp nâng cao 2 tháng với giáo viên nước ngoài