Dù bạn đã học tiếng Anh từ lâu nhưng có thể vẫn cảm thấy lúng túng khi phải trò chuyện bằng tiếng Anh qua điện thoại. Dưới đây là những điều cần lưu ý và các mẫu câu để bạn có thể trả lời điện thoại bằng tiếng Anh một cách lưu loát và rõ ràng.
Luôn tự giới thiệu trước khi bắt đầu
A. Khi ở văn phòng và đang trả lời điện thoại bằng tiếng Anh, bạn cần giới thiệu rõ họ tên và bộ phận mình đang làm việc.
Ví dụ:
“Hello, Accounting Department, Syndi Seid speaking.”
(Xin chào, đây là Phòng kế toán, tôi là Syndi Seid)
B. Trong những trường hợp khác, hãy nêu rõ tên của mình. Đừng chỉ trả lời bằng các từ như “yeah” hoặc “yes”.
C. Khi thực hiện cuộc gọi điện cho người khác, hãy nói rõ danh tính của mình và tên của người bạn muốn gặp.
Ví dụ:
“Hello, my name is John Doe from XYZ Corporation. May I please speak with Ms. Jane Smith?”
(Xin chào, tôi là John Doe từ công ty XYZ. Vui lòng cho tôi gặp bà Jane Smith.)
Hãy suy nghĩ kỹ lưỡng và sắp xếp lại những ý bạn muốn nói trước khi gọi điện.
Mẹo nhỏ: Ghi chú các ý chính và các câu hỏi bạn muốn biết lên một tờ giấy. Hãy cố gắng truyền đạt thông điệp của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn nhất.
Không bao giờ nói như thế này: “Xin chào, đây là Cyndi, hãy gọi lại cho tôi” – bạn luôn phải nêu rõ mục đích của cuộc gọi.
Không được gián đoạn khi đang nói chuyện qua điện thoại.
Bạn cần tránh việc đồng thời nói chuyện qua điện thoại và với người khác bên cạnh vì có thể dễ gây hiểu lầm và bỏ sót thông tin.
Khi cần thời gian để kiểm tra thông tin hoặc có cuộc gọi khác quan trọng hơn, hãy lịch sự đề nghị đối phương đừng gác máy:
Could you hold for a moment?
Do you mind holding for a moment?
May I put you on hold?
Please excuse me for a moment I’ll be right back.
Thank you for holding.
Hãy cho họ biết bạn đang nghe.
Những từ như: “Hmm..”, “yeah”, “Oh, I see”… sẽ rất hữu ích trong khi trò chuyện qua điện thoại. Vì không thể gặp mặt trực tiếp nên đây sẽ là cách giúp bạn cho đối phương thấy rằng bạn đang tập trung lắng nghe.
Khi để lại tin nhắn, hãy nói thật chậm và rõ ràng.
Tránh sử dụng những từ ngữ khó hiểu, lóng hoặc thành ngữ rườm rà. Nếu người nhận tin nhắn chưa hiểu rõ về bạn, hãy cung cấp tên và số điện thoại để họ liên lạc lại.
Bạn có thể mô phỏng cách nói chậm rãi của nhân viên tổng đài khi muốn để lại tên và số điện thoại trong tin nhắn – rõ ràng, chậm và súc tích.
Khi muốn nhắc lại, bạn có thể sử dụng một số cách nói như:
Great. I’d like to repeat that back to you to make sure it’s correct.
Can I repeat that back to you?
Đừng ngần ngại hỏi lại
Dĩ nhiên, khi nói điện thoại, sẽ có thời điểm bạn không nghe rõ vì bận việc khác hoặc đường truyền không ổn định. Khi muốn lịch sự yêu cầu người khác nhắc lại thông tin, bạn có thể nói:
I’m sorry, could you repeat that?
Could you say that once more?
I heard you say [repeat what you heard] is that correct?
Did you say [repeat what you heard]?
Nếu ai đó nói quá nhanh, bạn có thể đề xuất họ nói chậm lại:
“I’m sorry. Could you slow down please?”
“Could you say that more slowly please?”
Hãy chú ý đến cách nói của bạn khi giao tiếp qua điện thoại
Đừng thể hiện quá lo lắng, cáu kỉnh, cách nói chuyện của bạn nên lịch lãm, rõ ràng và tự tin.
Mẹo nhỏ: Hãy ngồi thẳng hoặc đứng khi nói điện thoại để điều chỉnh giọng nói của bạn.
Luôn nói nhẹ nhàng nhưng rõ ràng
Đặc biệt, khi nói điện thoại trong công ty hoặc nơi đông người, hãy luôn kiểm soát âm lượng của giọng nói.
Mẹo nhỏ: Bạn có thể đặt ống nghe xa hơn tai một chút và kiểm tra giọng nói của mình có quá to hay quá nhỏ không.
Chúc các bạn thành công và hiệu quả khi sử dụng tiếng Anh trong công việc!
(Tổng hợp)
_____________
Hãy đăng ký nhận tư vấn và kiểm tra trình độ miễn phí tại: TẠI ĐÂY
