Khi bạn còn ở trường phổ thông hoặc đại học, hiếm có giáo viên hoặc bạn bè nào sẽ chú ý đến những lỗi trong việc viết email bằng tiếng Anh mà bạn gửi đi. Nhưng khi bước vào môi trường công việc, mọi từng từng chữ trong email của bạn sẽ bị kiểm tra cẩn thận. Thậm chí, chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể tạo nên ấn tượng xấu với sếp.
Vậy làm thế nào để cải thiện chất lượng email của bạn? Hãy cùng tìm hiểu qua 6 mẹo đơn giản để mỗi email của bạn đều được viết đúng chuẩn.
1. Cách bắt đầu email đầu tiên bằng tiếng Anh
Dù thư điện tử của bạn ngắn hay dài, nội dung có cao xa đến đâu, câu chào hỏi đầu tiên luôn quan trọng. Có rất nhiều người tự hỏi nên bắt đầu bằng câu nào, câu trả lời phụ thuộc vào người đọc.
- Nếu người đọc là khách hàng hoặc tổ chức khác ngoài công ty: Dear Ông/Bà.
- Nếu người đọc là người cùng công ty: Chào [tên của người đọc].
- Nếu người đọc là bạn trong công ty: Hi/Hello [tên của người đọc].
2, Phân chia thành các đoạn văn nhỏ
Bố cục của mỗi email bạn gửi đều cần phải rõ ràng và dễ hiểu. Hãy tưởng tượng, sếp của bạn nhận hàng nghìn email mỗi ngày, liệu sếp bạn có thích đọc một đoạn văn dài và rối tung lên hay là những đoạn văn ngắn gọn, dễ đọc? Chắc chắn là sẽ thích những đoạn văn ngắn được chia rõ ràng. Bởi vì điều này giúp người đọc dễ dàng tiếp thu những thông tin bạn muốn truyền đạt. Hơn nữa, mỗi đoạn văn chỉ nên bao gồm 4-5 câu để tránh làm mất tập trung của người đọc.
3, Đồng nhất về chủ đề
Giả sử bạn muốn thảo luận về doanh số bán hàng, tình hình nhân sự,… của dự án XYZ nào đó. Liệu có nên đưa hết mọi thông tin vào một email dài như tờ giấy không? Không nên, việc viết quá dài và nói về nhiều chủ đề sẽ khiến người đọc cảm thấy lạc đề và thường không thể hiểu rõ vấn đề bạn muốn truyền đạt.
4, Lưu ý về VIẾT IN HOA
Sử dụng chữ viết hoa (uppercase) là điều vô cùng quan trọng khi viết mail, bởi vì trong đó không thể thiếu tên riêng của người hoặc công ty. Tuy nhiên, một số bạn lại dùng chữ viết hoa khiến người đọc cảm thấy như đang bị gào vào mặt. Điều cuối cùng bạn muốn xảy ra là sếp bạn đọc mail của bạn mà cảm thấy như bị quát vào mặt. Vậy nên hãy nhớ, ĐỪNG VIẾT HOA NHIỀU NHƯ VẬY NHÉ.
Khi nào nên sử dụng chữ in hoa:
- “I” hoặc đầu của tên riêng như “Tom”
- Các từ viết tắt như: USA, SOS,…
- Từ đầu của mỗi đoạn văn
5, Kết thúc thư tiếng Anh
Khi viết email cho người thân, bạn có thể chỉ cần ghi tên mình ở cuối thư. Tuy nhiên, đối với những email chính thức hơn, bạn cần phải có những kết thúc lịch lãm như sau:
- Với những người chưa quen biết hoặc sếp của bạn: “Trân trọng”, “Kính chào”.
- Với những đồng nghiệp trong công ty (80% email bạn): “Trân trọng,” “Kính gửi.”
- Với những người thân: “Chúc mọi điều tốt lành,” “Hãy giữ gìn sức khỏe,” hoặc “Chúc một ngày tốt lành,”.
6, Cung cấp thông tin cá nhân cuối email
Ở cuối mỗi email, dưới tên của bạn, nên đi kèm với những thông tin cá nhân cơ bản của bạn như:
- Họ tên đầy đủ của bạn là gì?
- Bạn có thể chia sẻ số điện thoại của mình không?
- Mã bưu điện của địa chỉ của bạn là gì?
Điều này sẽ giúp người khác dễ dàng liên lạc với bạn sau này mà không cần phải tìm kiếm thông tin cá nhân trên Facebook của bạn.
