Bạn Tự Tin Rằng Mình Đã Thực Sự Hiểu Biết Về Excel?
Excel Luôn Được Sử Dụng Trong Nhiều Lĩnh Vực Khác Nhau, Yêu Cầu Sự Hiểu Biết Và Thành Thạo.
Không Phải Lúc Nào Cũng Cần Phải Biết Những Tính Năng Phức Tạp Của Excel Để Sử Dụng Hiệu Quả.
Excel Cung Cấp Nhiều Chức Năng Đơn Giản Nhưng Rất Hữu Ích
Khám Phá Chi Tiết Những Thao Tác Cơ Bản Giúp Sử Dụng Excel Dễ Dàng Hơn
1. Mở Nhiều Bảng Tính Cùng Một Lúc
Khi làm việc trên Excel, bạn Có Thể Cần Mở Nhiều Trang Tính Khác Nhau Để So Sánh Thông Tin Hoặc Tìm Kiếm Dữ Liệu.
Trong Tình Huống Này, Bạn Chỉ Cần Nhấn Giữ Ctrl, Chọn File Excel Cần Mở Và Nhấn Enter
2. Đổi Tên Trang Tính
Khi Muốn Thay Đổi Tên Trang Tính Trên Excel, Người Dùng Có Thể Thực Hiện Dễ Dàng Bằng 2 Cách Sau:
Cách 1, Nhấn Chuột Phải Vào Ô Tên Của Trang Tính, Chọn Đổi Tên Và Đổi Thành Tên Bạn Muốn.
Hoặc Bạn Có Thể Thực Hiện Thao Tác Nhanh Chóng Hơn Bằng Cách Nhấn Đúp Vào Tên Trang Tính Và Gõ Tên Mới.
3. Hiện Hoặc Ẩn Các Phím Tắt
Các Phím Tắt Là Công Cụ Hữu Ích Giúp Thực Hiện Các Thao Tác Cơ Bản Trong Excel Thuận Tiện Hơn.
Tuy Nhiên, Có Khá Nhiều Phím Tắt Trong Excel Và Khó Nhớ Toàn Bộ.
Vì Vậy, Chức Năng Hiện Hoặc Ẩn Các Phím Tắt Sẽ Hỗ Trợ Người Dùng Trong Việc Sử Dụng Các Tổ Hợp Phím Dễ Dàng Hơn, Tăng Tốc Độ Làm Việc.
Để Thực Hiện, Bạn Nhấn Phím Alt, Các Phím Tắt Sẽ Hiển Thị Trên Than Công Cụ Tương Ứng Với Từng Chức Năng Hoặc Lệnh.
Khi Sử Dụng Một Tính Năng Nào Đó, Bạn Chỉ Cần Nhấn Alt Và Phím Tắt Tương Ứng Cùng Một Lúc.
4. Hiển Thị Nhanh Công Thức
Khi Sử Dụng Các Lệnh Cơ Bản Trong Excel, Người Dùng Khó Nhớ Hết Các Công Thức, Phép Tính Hay Hàm.
Vì Vậy Đôi Khi Bạn Sẽ Muốn Kiểm Tra Lại Độ Chính Xác Của Công Thức Mình Sử Dụng, Nhưng Trong Bảng Dữ Liệu Lại Có Nhiều Dữ Liệu Và Bạn Không Thể Chọn Và Kiểm Tra Từng Hàm.
Để Giải Quyết Vấn Đề Này, Bạn Chỉ Cần Nhấn Tổ Hợp Phím Ctrl + ~, Các Công Thức Sẽ Hiển Thị Nhanh Chóng.
5. Xem Nhanh Thống Kê Dữ Liệu
Chỉ Với Các Thao Tác Cơ Bản Trong Excel Như Dưới Đây, Bạn Có Thể Xem Lại Thống Kê Các Dữ Liệu Cần Thiết Một Cách Nhanh Chóng, Phục Vụ Cho Nhiều Mục Đích Trong Công Việc.
Hãy Bôi Đen Để Chọn Toàn Bộ Cột Bạn Muốn Xem Thống Kê Và Excel Sẽ Cung Cấp Cho Bạn Giá Trị Về:
- Trung Bình: Số Trung Bình Của Các Giá Trị Dữ Liệu Số.
- Tổng: Tổng Của Tất Cả Dữ Liệu Số Bạn Đã Chọn.
- Min: Giá Trị Nhỏ Nhất.
- Max: Giá Trị Lớn Nhất.
- Số Lượng: Đếm Tổng Số Ô Bạn Đã Quét.
- Đếm Số: Đếm Tất Cả Các Ô Chứa Dữ Liệu Trong Bảng.
Chú Ý Rằng, Các Giá Trị Thống Kê Của Tổng (Sum), Trung Bình (Average), Min và Max Sẽ Chỉ Hiển Thị Đúng Đối Với Các Dữ Liệu Ở Dạng Số.
6. Tự Động Tính Tổng Không Cần Sử Dụng Hàm SUM
Ngoài Cách Tính Tổng Bằng Hàm SUM Trong Excel, Người Dùng Cũng Có Thể Tính Tổng Các Dữ Liệu Số Trong Bảng Của Mình Nhanh Chóng Bằng Cách Sau.
Chọn Toàn Bộ Vùng Dữ Liệu Bạn Muốn Tính Tổng. Tiếp Theo, Bạn Hãy Sử Dụng Tổ Hợp Phím Alt + =
Excel Sẽ Hiển Thị Kết Quả Là Tổng Các Giá Trị Mà Bạn Tìm Kiếm.
7. Chuyển Đổi Giữa Cột Và Dòng
Bạn Gặp Phải Trường Hợp Muốn Chuyển Đổi Cột Thành Dòng Hoặc Dòng Thành Cột Khi Xử Lý Dữ Liệu Nhưng Không Thể Thực Hiện Trong 1 Lần Mà Phải Chuyển Đổi Thủ Công Từng Cái.
Bạn Có Thể Giải Quyết Vấn Đề Này Một Cách Dễ Dàng Như Sau
- Kéo Lựa Chọn Toàn Bộ Phần Bảng Dữ Liệu Bạn Muốn Thay Đổi
- Nhấn Chuột Phải Sau Đó Chọn Sao Chép
- Chọn Một Ô Bất Kỳ Bạn Muốn
- Nhấn Chuột Phải Và Chọn Chức Năng Dán Đặc Biệt
- Chọn Ô Và Chọn Tùy Chọn Transpose.
8. Chuyển Đổi Giữa Các Bảng Tính Excel Khác Nhau
Người Dùng Thường Xuyên Cần Sử Dụng Và Xem Cùng Lúc Nhiều Bảng Tính Excel Khác Nhau Và Cần Thao Tác Chuyển Đổi Giữa Các Trang Này Để Làm Việc Thuận Tiện Hơn.
Hãy Sử Dụng Ngay 2 Tổ Hợp Phím Tắt Ctrl + Pg Up và Ctrl + Pg Down.
Tương Tự, Phím Tắt Ctrl + Tab Cũng Có Chức Năng Hỗ Trợ Bạn Chuyển Đổi Giữa Các Bảng Tính, Tab Làm Việc Một Cách Dễ Dàng.
9. Cách Thêm Một Đường Chéo Trong Ô
Trong Khi Làm Việc Với Excel, Bạn Có Thể Cần Tạo 1 Danh Sách Ví Dụ Như Thống Kê Lại Hàng Hóa, Vật Tư,… Với Các Thuộc Tính Khác Nhau Cho Cột Và Hàng.
Khi Này, Bạn Cần Có 1 Đường Chéo Trong Ô Để Chia Các Thuộc Tính Đó Cho Rõ Ràng Và Khoa Học.
Hãy Bắt Đầu Bằng Cách, Chọn Ô Bạn Muốn Kẻ Đường Chéo, Nhấn Chuột Phải, Sau Đó Chọn Định Dạng Ô, Tiếp Đến Nhấn Chọn Tab Bảng Viền, Cuối Cùng Ấn Vào Nút Đường Chéo Như Trong Hình Minh Họa.
10. Ẩn Hàng/Cột Theo Nhóm
Để Ẩn Được Nhiều Hàng Hay Cột Theo Nhóm, Bạn Có Thể Sử Dụng Cách Sau Để Ẩn Hàng/ Cột Mong Muốn Trong 1 Lần.
Đầu Tiên, Hãy Chọn Toàn Bộ Phần Dòng Hay Cột Mà Bạn Cần Ẩn, Sau Đó Nhấn Tổ Hợp Phím Alt + Shift + Mũi Tên Phải
Lúc Này, Một Hộp Thoại Nhóm Hiện Lên Chọn Nhóm Theo Dòng (Row) Hoặc Theo Cột (Columns).
Trên Bảng Tính Sau Đó Sẽ Hiển Thị Nhóm Hàng Cột, Bạn Có Thể Nhấn “-” Để Ẩn Dữ Liệu Và “+” Nếu Muốn Hiện Lại Dữ Liệu.
11. Giữ Nguyên Dòng/Cột Tiêu Đề
Giữ Nguyên Dòng Hay Cột Tiêu Đề Khi Làm Việc Hay Thống Kê Lại Dữ Liệu Sẽ Giúp Bạn Thao Tác Dễ Dàng Hơn, Không Bị Nhầm Lẫn Giữa Các Cột, Hàng Cần Tìm Hay Cần Điền Thông Tin.
Sử Dụng Tính Năng Frezze Pans – 1 Trong Cách Thao Tác Cơ Bản Trong Excel Sẽ Giúp Bạn Thực Hiện Điều Này.
Bạn Có Thể Thực Hiện Ngay Theo Các Thao Tác Sau:
- Vào View Chọn Freeze Top Row Khi Bạn Muốn Giữ Nguyên Dòng Tiêu Đề
- Vào View Chọn Freeze First Columns Nếu Bạn Cần Giữ Nguyên Cột Tiêu Đề
12. Sao Chép Dữ Liệu Nhanh Chóng
Để Sao Chép Dữ Liệu Nhanh Chóng Trong Excel Có Rất Nhiều Cách Khác Nhau.
Bạn Có Thể Chỉ Thực Hiện Như Sau Với 4 Thao Tác Đơn Giản:
- Chọn Toàn Bộ Dữ Liệu Cần Sao Chép
- Nhấn Tổ Hợp Phím Ctrl + C
- Chọn Ô Cần Dán
- Nhấn Ctrl + V.
Ngoài Ra, Bạn Cũng Có Thể Chọn Ô Dữ Liệu, Tiếp Đó Đặt Con Trỏ Chuột Đường Biên Vào Vùng Ô Được Chọn Cho Tới Khi Hiển Thị Biểu Tượng Mũi Tên, Nhấn Ctrl Và Bạn Có Thể Kéo Dữ Liệu Đến Ô Mong Muốn.
13. Thêm Nhiều Dòng/Cột Mới
Nếu Thêm Lần Lượt 1 Dòng Mới Hay 1 Cột Mới Đến Khi Đủ Số Dòng/Cột Bạn Muốn Tạo Thêm Thì Sẽ Rât Chậm Và Mất Nhiều Thời Gian Khi Làm Việc.
Để Thêm Nhiều Dòng Hay Cột Mới Một Cách Nhanh Chóng, Bạn Hãy Kéo Và Chọn Đúng Số Dòng (Cột) Mà Mình Muốn Thêm, Sau Đó Chỉ Cần Nhấn Chuột Phải Và Chọn Insert X Row (Column) Là Đã Hoàn Thành Thao Tác.
14. Xóa Ô Dữ Liệu Trống Nhanh Chóng
Xuất Hiện Các Ô Dữ Liệu Trống Trong Sheet Là Một Tình Huống Thường Gặp Khi Xử Lý Và Làm Việc Với Excel.
Nếu Các Ô Trống Này Không Cần Thiết Và Bạn Muốn Xóa Chúng Để Đảm Bảo Độ Chính Xác Của Các Dữ Liệu, Giá Trị Khác, Hãy Thực Hiện Theo Các Thao Tác Đơn Giản Sau
- Chọn Vùng Muốn Lọc Ô Trống
- Vào Data, Chọn Filter
- Khi Mở Trình Đơn Sổ, Hãy Bỏ Chọn Select All Và Tick Vào Blank
- Sau Đó, Các Ô Trống Sẽ Hiển Thị Toàn Bộ
- Quay Trở Lại Và Nhấn Delete, Bạn Sẽ Xóa Được Các Ô Này
15. In Một Vùng Tùy Chọn Trong Bảng Tính Excel
Chắc Chắn Bạn Đã Gặp Phải Trục Trặc Khi Muốn In 1 Phần Hoặc 1 Vùng Dữ Liệu Trong Excel Nhưng Kết Quả Lại In Ra Toàn Bộ Trang Tính.
Bạn Có Thể Nhanh Chóng Khắc Phục Tình Hình Này Với Những Bước Sau
- Chọn Vùng Cần In
- Vào Page layout → Print Area → Set Print Area
- Sau Khi Đặt Vùng In Theo Mong Muốn, Bạn Hãy Tiến Hành In Như Bình Thường Và Căn Chỉnh Nếu Cần.
16. Chọn Ra Giá Trị Độc Nhất Trong Cột
Làm Việc Với Các Bảng Dữ Liệu Của Excel, Sẽ Có Những Trường Hợp Bạn Cần Tìm Kiếm Lại Hoặc Cần Xem 1 Dữ Liệu Nào Đó.
Nếu Bảng Đang Có Quá Nhiều Giá Trị, Cách Làm Sau Sẽ Giúp Bạn Lọc Được Giá Trị Dữ Liệu Độc Nhất Bạn Muốn Tìm.
- Đầu Tiên, Vào Data Và Chọn Advanced.
- Khi Có 1 Cửa Sổ Phụ Hiện Ra, Hãy Đánh Dấu Chọn Ô Sao Chép Đến Vị Trí Khác Và Chọn 1 Cột Mà Bạn Muốn Chứa Dữ Liệu Đã Chọn.
- Cuối Cùng Nhấn Chọn Ô Chỉ Bản Ghi Duy Nhất Và Ok Để Xác Nhận Thao Tác Là Sẽ Hoàn Thành.
17. Thiết Lập Giá Trị Hợp Lệ Cho Ô
Làm Việc Bằng Excel, Có Những Tình Huống Bạn Sẽ Cần Thiết Lập Giá Trị Hợp Lệ Cho Các Ô Dữ Liệu Bạn Nhập Vào, Để Duy Trì Được Tính Hợp Lệ Cho Dữ Liệu.
Dãy Các Thao Tác Cơ Bản Trong Excel Dưới Đây Sẽ Hỗ Trợ Bạn Thiết Lập Tính Năng Này.
Vào Data Sau Đó Chọn Data Validation Rồi Setting Để Đưa Ra Các Điều Kiện Cho Dữ Liệu.
Tiếp Theo, Bạn Hãy Chuyển Sang Input Message Để Thêm Thông Báo Nếu Như Nhập Dữ Liệu Không Thỏa Mãn Điều Kiện Đã Nhập Ở Trên.
Ví Dụ Trong Trường Hợp Thực Hiện 1 Cuộc Khảo Sát Nhỏ, Bạn Sẽ Chỉ Lấy Dữ Liệu Của Học Sinh Có Điểm Từ 7.0 Đến 10
Đảm Bảo Rằng Dữ Liệu Vượt Quá Mức Điểm Này Sẽ Không Được Nhập, Thực Hiện Các Bước Như Trên Và Thêm Điều Kiện Giới Hạn Mong Muốn.
Ở Input Message, Bạn Có Thể Nhập “Vui Lòng Nhập Học Sinh Có Điểm Từ 7 Trở Lên”, Excel Sau Đó Sẽ Đưa Ra Thông Báo Trên Khi Bạn Nhập Dữ Liệu Không Thỏa Mãn.
18. Điều Hướng Nhanh Với Ctrl + Phím Mũi Tên
Ctrl + Phím Mũi Tên Là Một Tổ Hợp Hỗ Trợ Khá Hữu Ích Trong Các Thao Tác Cơ Bản Trong Excel.
Tổ Hợp Này Sẽ Giúp Bạn Di Chuyển Đến Các Cạnh Của 1 Sheet Theo Đúng Hướng Mũi Tên Bạn Chọn.
Ví Dụ, Nếu Bạn Cần Xuống Dòng Dưới Cùng Của 1 Bảng Dữ Liệu, Hãy Ấn Ctrl + Mũi Tên Xuống.
19. Ẩn Dữ Liệu Hoàn Toàn
Chắc Hẳn Hầu Hết Các Bạn Sử Dụng Excel Đều Biết Cách Ẩn Dữ Liệu 1 Hàng Hay 1 Cột Bằng Tính Năng Hide.
Vậy Làm Thế Nào Để Có Thể Chỉ Ẩn 1 Ô Dữ Liệu Bạn Cần?
Tính Năng Format Cells Có Thể Hỗ Trợ Bạn Tốt Nhất Trong Trường Hợp Này.
Bạn Cần Thực Hiện Các Thao Tác Sau Lần Lượt:
- Chọn Ô Hay Vùng Dữ Liệu Cần Ẩn
- Vào Home → Font → Open Format Cells → Number Tab → Custom → Type
- Tiếp Theo Gõ ;;;
- Bấm OK
20. Kết Hợp Văn Bản
Ngoài Cách Sử Dụng Hàm Kết Hợp Văn Bản Trong Excel, Chỉ Cần Sử Dụng Kí Hiệu “&” Bạn Cũng Sẽ Có Thể Kết Hợp Văn Bản Theo Nhu Cầu.
Dưới Đây Là 1 Ví Dụ Cho Thao Tác Đơn Giản Này. Bạn Có Thể Áp Dụng Ngay Vào Công Thức Và Nhập =A2&B2&C2 Để Được Kết Quả Như Trong Ô D2
21. Chuyển Đổi Chữ Hoa Với Chữ Thường
Nếu Bạn Cần Chuyển Đổi Giữa Chữ Hoa Với Chữ Thường Trong Các Bảng Dữ Liệu Của Mình, Hãy Áp Dụng Các Hàm Trong Các Thao Tác Định Dạng Cơ Bản Trong Excel Sau Đây
- =Lower(text): viết thường tất cả các chữ cái
- =Upper(text): viết hoa tất cả các chữ cái
- =Proper(text): chỉ viết hoa các chữ cái đầu tiên của chuỗi
22. Nhập Giá Trị Bắt Đầu Bằng Số 0
Khi Làm Việc Với Các Kiểu Dữ Liệu Trong Excel, Sẽ Có Trường Hợp Bạn Cần Nhập Vào 1 Giá Trị Bắt Đầu Bằng Số 0, Ví Dụ Như Số Điện Thoại,…
Tuy Nhiên, Khi Đó Excel Sẽ Tự Động Xóa Đi Giá Trị 0.
Không Cần Thay Đổi Định Dạng Trong Format Cells, Bạn Có Thể Giải Quyết Vấn Đề Này 1 Cách Tiện Lợi Khi Thêm 1 Dấu Nháy Đơn Vào Trước Chuỗi Ký Tự Cần Nhập.
Ví dụ: ‘0946813994
23. Cách Sử Dụng Auto Correct
Một Cách Đơn Giản Như Sau Trong Excel Sẽ Giúp Bạn Tăng Đáng Kể Tốc Độ Nhập Và Xử Lý Dữ Liệu Của Mình.
Cụ Thể, Với Tính Năng Auto Correct, Bạn Sẽ Tiết Kiệm Thời Gian, Không Cần Nhập Lại Nhiều Lần 1 Giá Trị Giống Nhau.
Thay Vào Đó, Hàm Auto Correct Sẽ Thay Thể Chuỗi Văn Bản Được Nhập Vào Bằng 1 Chuỗi Chuỗi Xác Đã Được Cài Đặt.
Người Dùng Thực Hiện Lần Lượt Các Thao Tác Sau Để Dùng Chức Năng Này:
File → Options → Proofing → AutoCorrect Options
Sau Khi Trình Cửa Sổ Hiện Lên, Bạn Chỉ Cần Nhập Giá Trị Thay Thế Mong Muốn Cùng Với Giá Trị Đúng, Rồi Xác Nhận Bằng Cách Ấn OK.
Lời Kết
Những Bạn Mới Bắt Đầu Làm Quen Với Excel Nên Nắm Rõ Và Bắt Đầu Từ Những Hàm Excel Cơ Bản Và File Tổng Hợp Các Hàm Trong Excel Này Để Xây Dựng Hiểu Biết Ban Đầu Chắc Chắn.
Các Bạn Đọc Để Thành Thạo Với Công Cụ Này, Hãy Chủ Động Luyện Tập Nhiều Hơn, Sử Dụng Ngay Các Tips Hay Thao Tác Nhanh Học Được Và Đạt Được Hiệu Quả Tốt Khi Làm Việc.
Tham gia Aten để khám phá thêm nhiều kỹ năng thú vị khác trong Excel và đăng ký ngay để “làm chủ” các công cụ hữu ích cho công việc của bạn.
