“TỐI ƯU” 6 TÌNH HUỐNG TIẾNG ANH THƯỜNG GẶP CỦA MỘT NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG

Nếu bạn coi nơi làm việc như một sân khấu, thì bạn chính là ngôi sao trên sân khấu ấy. Mỗi công việc bạn thực hiện lại là một phần biểu diễn riêng biệt. Bạn sẽ thành công khi bạn chuẩn bị cho màn biểu diễn ấy một cách chu đáo, từng bước từng bước một. Cẩn thận, rõ ràng, không bị lúng túng hay rối bời.

Nghe thật tuyệt vời phải không?

Trên thực tế, điều này cũng không phải quá xa vời đâu!

Có rất nhiều tình huống tiếng Anh ở nơi làm việc mà bạn có thể chuẩn bị sẵn ghi chú về cách ứng xử, phản ứng với đồng nghiệp cũng như quản lý của mình. Công việc hàng ngày ở công ty chủ yếu là gặp gỡ mọi người, tham gia vào các dự án, trao đổi công việc qua email hoặc thậm chí là có một vài cuộc trò chuyện nhỏ. Tất cả những ‘việc’ đó đều cần có những cuộc trò chuyện với tính chất khác nhau.

1. Tình huống tiếng Anh trong công sở thường gặp

Dưới đây là những mẫu câu bạn cần lưu ý để sử dụng trong một số tình huống, bao gồm chào hỏi, trò chuyện xã giao, gọi điện thoại hay gửi email. Khi nắm vững những mẫu câu này, bạn có thể tự tin hơn trong các tình huống giao tiếp bằng tiếng Anh tại nơi làm việc của mình. Từ ngữ khá đơn giản nên mình sẽ không dịch cụ thể tất cả.

Tình huống tiếng Anh gặp gỡ mọi người

Nhiều người cảm thấy căng thẳng khi phải gặp mọi người ở công ty chỉ vì không biết nói gì. Điều này sẽ trở nên nhẹ nhàng và thoải mái hơn rất nhiều khi chúng ta nắm vững những mẫu câu sau:

Gửi lời chào

Hi, how are you today?

Good morning.

Good afternoon.

Good evening.

Giới thiệu về bản thân, sử dụng khi làm quen

I’m […], what’s your name?

I’m […], I don’t believe we’ve met.

My name is […], I don’t believe we’ve met.

Làm quen xong thì đừng quên cho họ biết cảm xúc của mình nhé, tùy từng trường hợp mà chúng ta có thể bổ sung một vài câu chữ khác nhau:

It’s nice to meet you.

Pleased to meet you.

Để duy trì cuộc trò chuyện với người mới quen, chúng ta có thể hỏi họ một số câu về thông tin cơ bản của họ như:

Where are you from?

Reply: I’m from […].

Where did you go to school/college/university?

Reply: I graduated from [university] in [year].

Để kết thúc cuộc trò chuyện, một lần nữa hãy cho họ biết bạn cảm thấy thế nào:

It was nice to meet you.

I enjoyed meeting you.

Thank you for introducing yourself.

Cuối cùng là nói lời tạm biệt:

Take care. See you.

Have a nice day/morning/afternoon/evening.

I hope you have a pleasant day.

2. Sử dụng một số thuật ngữ trong công việc

In the red (Đang nợ/Thiếu thốn về kinh tế)

Keeping your eye on the ball (Tập trung vào mục tiêu công việc)

Steep learning curve (Chỉ những công việc khó khăn, cần nhiều nỗ lực)

Back to the drawing board / Back to square one (Cả hai câu này đều có ý nói rằng công việc/dự án đang làm phải chạy lại từ đầu)

3. Trò chuyện qua điện thoại

Khi nhận cuộc gọi:

Hello, this is [your name] speaking.

Hello, you’ve reached [company’s name], this is [your name] speaking.

Một số mẫu câu thông dụng khác:

May I ask who’s calling?

How may I help you?

Excuse me a moment, I’m getting another call.

I’m sorry, could you repeat that?

Kết thúc cuộc gọi:

It was nice speaking with you.

Have a nice day.

Have a nice afternoon.

Thank you for calling.

4. Tình huống sử dụng tiếng Anh trong gửi email

Điều thú vị khi làm việc qua email là thỉnh thoảng phải rất nghiêm túc (formal), nhưng đôi khi lại có thể dùng giọng văn gần gũi, thân thiện một chút (informal). Vì vậy cần phải nắm rõ mục đích cũng như đối tượng mà email của chúng ta hướng đến. Ví dụ khi gửi email báo cáo cho quản lý, chúng ta cần dùng ngôn ngữ nghiêm túc, còn khi gửi một ghi chú nhanh nào đó cho đồng nghiệp, thì ngôn ngữ thân thiện, vui vẻ có thể được sử dụng.

Bắt đầu một email:

Dear Mr. Smith (Formal)

Hi, John (Informal)

Kết thúc email:

Sincerely, [your name]. (Formal)

Thank you, [your name]. (Formal hoặc informal)

Best regard, [your name] (Formal)

Một số lỗi thường gặp khi gửi email:

Thường thì lỗi lớn nhất thường nằm ở việc sử dụng ngôn ngữ không phù hợp với mục đích cũng như đối tượng gửi, nhưng bên cạnh đó có một số lỗi liên quan đến các từ đồng âm. Chẳng hạn như:

Their, They’re hoặc There

It’s hoặc Its

Chúng ta cũng thường gặp các lỗi về ngữ pháp, mặc dù khá đơn giản nhưng lại thường xuyên bị bỏ quên, chẳng hạn:

“The projects announced at last month’s meeting is on track.” (Sai)

“The projects announced at last month’s meeting are on track.” (Đúng)

Một lỗi khác mà các email liên quan đến công việc dễ gặp phải, đó là sự nhầm lẫn giữa hai từ “effect” và “affect”. Thông thường, “effect” được sử dụng như một danh từ, trong khi đó “affect” lại được dùng như một động từ.

“The advertising campaign had a positive effect on sales.”

“I walk to work every day, so my schedule isn’t affected by traffic jams.”

Ngoại lệ: khi dùng “effect” với nghĩa “mang lại”, thì lúc này nó được dùng như một động từ. Chẳng hạn:

“We effect change/solutions.”

Và đặc biệt lưu ý: KHÔNG viết tắt hay dùng các từ lóng trong email (ví dụ như TTYL = talk to you later, hoặc gonna = going to) các bạn nhé!

5. TÌNH HUỐNG TIẾNG ANH NÓI CHUYỆN XÃ GIAO

Sẽ thật tốt khi chúng ta kết thân được với một vài đồng nghiệp. Để tạo không khí thoải mái khi nói chuyện với họ, hãy dùng những lời chào đơn giản như:

Hey.

How’s it going?

What’s up?

How’ve you been?

Long time, no see.

Khi nói chuyện bình thường, nếu cảm thấy quá “bí” để bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy thử một vài chủ đề đơn giản như sau:

Did you see the [show/event] last night/yesterday?

How about this weather we’ve been having?

Did you do anything fun last weekend?

Got any exciting plans for the week?

Còn hãy kết thúc những cuộc tán gẫu bằng các cách sau nhé:

See you later.

Nice chatting with you.

See you around.

Bye.

6. KẾT THÚC MỘT CUỘC TRAO ĐỔI VỀ CÔNG VIỆC

Thỉnh thoảng chỉ một lời chào sẽ không đủ khi bạn trò chuyện với sếp hay đồng nghiệp. Những lúc như vậy bạn cần phải cho họ thấy bạn sẽ tiếp tục giao tiếp trong tương lai, hoặc thể hiện sự biết ơn vì họ đã dành thời gian trò chuyện với bạn.

“I’ll get back with you on that tomorrow/next week/next month.”

“I’m glad we could discuss this.”

Việc có một phong cách chuyên nghiệp sẽ giúp bạn thu hút sự ấn tượng của mọi người trong công ty. Hi vọng rằng bài viết đã giúp bạn trang bị thêm cho cuốn sổ tay của mình những mẫu câu hữu ích nhất. Chúc các bạn thành công.

———————–

Bộ 3 khóa học Business English Communication được chia theo các cấp độ tại Aten là những khóa học tiếng Anh kết hợp kỹ năng làm việc. Khóa học sẽ giúp bạn trang bị nền tảng từ ngôn ngữ, phát âm đến các kỹ thuật giao tiếp Interview, Networking, Presentation, Pitching, Personal Branding để thuyết phục nhà tuyển dụng, đối tác, khách hàng và thăng tiến trong sự nghiệp!

Đăng ký nhận tư vấn và kiểm tra trình độ miễn phí TẠI ĐÂY

 

KHUYẾN MÃI HẤP DẪN

Tặng #Voucher_4.000.000 cho 20 bạn may mắn
Tặng thẻ BẢO HÀNHtrọn đời học lại hoàn toàn miễn phí
Giảm thêm 10% khi đăng ký nhóm từ 3 học viên trở lên
Tặng khóa giao tiếp nâng cao 2 tháng với giáo viên nước ngoài