Theo thông tin từ Indeed Job Trends, nghề quản trị đứng thứ 8 trong số các ngành nghề phổ biến tại Mỹ, với tổng cộng hơn 156,000 công việc được đăng tuyển trên trang web này. Dù có rất nhiều vị trí quản trị khác nhau, việc lựa chọn công việc phù hợp sẽ giúp bạn chuẩn bị một bộ kỹ năng phù hợp để ứng tuyển. Trong bài viết này, Aten sẽ phân loại chúng thành 10 công việc được tìm kiếm nhiều nhất:
1. Trợ lý quản trị (Administrative Assistant): 11,7 triệu lượt click/tháng
Công việc cụ thể:
Bạn thường sẽ được phụ trách hỗ trợ một bộ phận cụ thể trong việc tiếp nhận và thực hiện chỉ thị của giám đốc bộ phận, thậm chí đôi khi phải thực hiện những công việc nằm ngoài trách nhiệm nếu cần. Cụ thể, lên kế hoạch cho các buổi họp, viết email/thư tay, điền và lưu trữ các bản ghi, gọi điện cho đối tác… là những gì bạn sẽ phải thực hiện.
Bộ kỹ năng cần thiết:
- Kỹ năng tổ chức
- Làm việc độc lập
- Kỹ năng giao tiếp
- Thực hiện nhiều công việc đồng thời (multitask), xử lý áp lực tốt
- Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng, đặc biệt là google doc và google spreadsheets.
2. Lễ tân (Receptionist): 9.21 triệu lượt click/ tháng
Nhiệm vụ cụ thể:
Bạn sẽ phải đón tiếp, tiễn khách, giải đáp thắc mắc, trực điện thoại, đặt lịch hẹn, giới thiệu về các vị trí, phòng ban mà họ cần làm việc cùng.
Kỹ năng cần thiết:
- Viết lách thành thạo.
- Giao tiếp thành thạo
- Multitask
Công việc cụ thể của bạn sẽ tương tự như trợ lý quản trị, vẫn là viết email, gọi điện, quản lý các bản ghi cuộc họp, nhưng vai trò của bạn là làm việc với các thành viên trong phòng ban để công việc diễn ra suôn sẻ và đúng thời hạn hơn là phải làm việc với đối tác bên ngoài.
Và tất nhiên, yêu cầu về kỹ năng không có gì khác biệt so với trợ lý quản trị.
4. Thư ký nhập liệu dữ liệu (Data Entry Clerk): 2.6 triệu lượt click/tháng
Nhiệm vụ cụ thể:
Bạn đảm nhận vai trò tổ chức và lưu trữ thông tin cho công ty. Bạn cũng sẽ chịu trách nhiệm cho các công việc giấy tờ của công ty.
Yêu cầu kỹ năng:
- Kỹ năng tổ chức xuất sắc
- Sử dụng máy tính thành thạo
- Quan trọng hơn cả, bạn cần sắp xếp dữ liệu, giấy tờ một cách gọn gàng, đảm bảo mọi dữ liệu được cất và lấy một cách nhanh chóng khi cần.
5. Medical Receptionist (Nhân viên y tế): 1,96 triệu lượt click/tháng
Bạn sẽ làm việc trong các phòng khám, nhà thuốc, bệnh viện để hỗ trợ khách cũng như bệnh nhân. Bạn sẽ cần tiếp khách và bệnh nhân, nhận kế hoạch chăm sóc bệnh nhân, sắp xếp tài liệu bệnh án, các loại thuốc, là cầu nối giữa bác sĩ và bệnh nhân.
Đòi hỏi kỹ năng:
- Phục vụ khách hàng chuyên nghiệp
- Am hiểu về lĩnh vực y tế
- Giao tiếp qua điện thoại, email,
6. Quản Lý Văn Phòng (Office Manager): 1,87 triệu lượt click/tháng
Bạn là người chịu trách nhiệm cho các công việc chung của một bộ phận trong công ty. Bạn sẽ làm việc với các nhân viên văn phòng để đưa ra các kế hoạch và mục tiêu trong tương lai gần cho bộ phận đó. Bạn cũng nắm quyền quản lý công việc từng ngày cho phòng ban mà bạn phụ trách, bao gồm cả chi tiêu cho cơ sở vật chất. Về cấp bậc, thì bạn cao hơn nhân viên bình thường, nhưng vẫn dưới quyền của các trưởng phòng và giám đốc bộ phận.
Một quản lý văn phòng lý tưởng cần có:
- Kỹ năng giao tiếp tuyệt vời
- Kỹ Năng Giải Quyết Vấn Đề Xuất Sắc
- Kỹ Năng Lãnh Đạo
- Tổ Chức và Sắp Xếp Công Việc
- Kỹ Năng Làm Việc với Máy Tính
7. Trợ lý điều hành (Executive Assistant): 1.7 triệu lượt click/tháng
Bạn là người đứng đầu trong việc hỗ trợ các lãnh đạo cấp cao trong công ty. Bạn phải xử lý một loạt các công việc liên quan đến quản lý, phụ thuộc vào từng vị trí cố định. Mặc dù vẫn thực hiện các công việc cơ bản như chạy việc vặt, nghe điện thoại, hành chính và lên lịch, nhưng bạn có nhiều cơ hội giao tiếp với cấp trên hơn.
Để công việc diễn ra suôn sẻ, bạn cần phải chụp một áp lực công việc lớn vì các công việc phải được hoàn thành trong thời hạn ngắn với sức mạnh chính xác. Ngoài ra, khả năng tổ chức và làm việc với máy tính cũng là một yêu cầu quan trọng.
8. Nhân viên bán hàng/hậu cần (Clerk): 1.61 triệu lượt click/tháng
Bạn cần phải hỗ trợ các nhiệm vụ văn phòng như việc soạn thư, gọi điện, thực hiện các công việc vặt, và sắp xếp dữ liệu khách hàng.
Việc này yêu cầu bạn phải họp tác tốt với đồng nghiệp và quản lý. Kĩ năng làm việc với tài liệu và máy tính cũng cần phải nhanh nhẹn và hiệu quả.
9. Lễ tân/Kiêm trợ lý (Receptionist/Administrative Assistant): 1.2 triệu lượt click/tháng
Một số công ty nhỏ có thể cần bạn phải làm cả 2 vị trí của lễ tân và trợ lý quản trị, vì vậy lượng công việc sẽ tăng lên. Điều quan trọng là bạn cần có cả 2 kĩ năng này (xem mục 1 và 2). Vì khối lượng công việc lớn nên bạn cũng cần có sự kiên trì và chịu đựng áp lực tốt.
10. Quản lý văn phòng (Office Administrator): 1,14 triệu lượt click/tháng
Nhiệm vụ của bạn là theo dõi, giám sát tiến độ công việc của nhân viên văn phòng, đồng thời phân công công việc phù hợp cho mỗi người. Bạn cũng sẽ là người hỗ trợ các phòng ban làm việc cùng nhau để công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Công việc này đòi hỏi bạn phải có nhiều kỹ năng giao tiếp và quản lý tốt, đặc biệt là xử lý các vấn đề phát sinh và kết nối các thành viên trong công ty. Ngoài ra bạn cũng cần phải thích ứng nhanh với mọi điều kiện và hoàn cảnh công việc.
