1. Cách viết email chuyên nghiệp bằng Tiếng Anh trong kinh doanh
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Thêm một dòng chủ đề ngắn gọn, nhiều thông tin
Đây là một cụm từ ngắn tóm tắt rõ ràng lý do gửi email hoặc mục đích liên lạc của bạn. Điều quan trọng là bạn phải bao gồm dòng tiêu đề khi gửi email chuyên nghiệp trong kinh doanh để người nhận biết chính xác mục đích gửi và có thể tìm lại thư một cách dễ dàng, nếu cần.
Chào người nhận bằng một lời chào thích hợp
- “Hi Mr. Son,”
- “Dear Dr. Smile,”
Viết nội dung email của bạn
Giống như phần nội dung của một bức thư bạn có thể viết, đây là nơi bạn sẽ chia sẻ toàn bộ thông điệp của mình. Bất kể độ dài của email của bạn, nội dung thường ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề, thông điệp phải có thể thực hiện được và bao gồm cả phần kết thúc.
Ví dụ:
“We appreciate your presence at this afternoon’s new product presentation. You can share the whole footage with your team by viewing the video clip I’ve supplied. If you have any questions, let me know.”
Sử dụng chữ ký chuyên nghiệp
Chữ ký là nơi bạn tự xác định tên, chức danh và bất kỳ thông tin nào khác có liên quan đến thông tin liên lạc của bạn. Hầu hết các chương trình email đều cho phép bạn đặt chữ ký cố định được tự động thêm vào cuối mỗi email bạn gửi.
Ví dụ:
Kiểm tra tính năng người nhận của bạn
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra tính người nhận để đảm bảo rằng bạn đang gửi email đến đúng người, đúng người hoặc nhóm. Bạn cũng muốn đảm bảo rằng các địa chỉ email với tính năng chính xác.
Đọc lại email của bạn vừa viết
Một email không có lỗi thể hiện sự siêng năng và chuyên nghiệp trong kỹ năng Tiếng Anh cho doanh nghiệp. Trước khi bạn gửi email, hãy dành một chút thời gian để kiểm tra bất kỳ lỗi chính tả, ngữ pháp nào. Kiểm tra kỹ để đảm bảo bạn cũng đã bao gồm mọi tệp hoặc tệp đính kèm trong thư của mình. Làm như vậy có thể giúp bạn nắm bắt bất kỳ điều gì mà bạn có thể đã bỏ lỡ trong bước trước đó, chẳng hạn như khi soạn thảo hoặc chỉnh sửa.
Mẹo: Nếu đó là một email quan trọng gửi tới các bên liên quan, bạn có thể yêu cầu người giám sát trực tiếp hoặc một đồng nghiệp đáng tin cậy đọc qua trước khi gửi.
Lên lịch email của bạn và gửi
Hãy theo dõi email của bạn
2. Lời khuyên khi viết email bằng Tiếng Anh trong kinh doanh
Dưới đây là một số điều cần lưu ý khi viết email bằng Tiếng Anh trong kinh doanh:
- Xác định mục đích của bạn: Trước khi bạn viết email, hãy tự hỏi bạn muốn người nhận làm gì sau khi họ đọc nó.
- Ngắn gọn, súc tích: Người nhận có thể có ít thời gian để đọc email của bạn, vì vậy hãy làm cho thông điệp của bạn ngắn gọn nhất có thể mà không bỏ sót thông tin chính. Cố gắng không giải quyết quá nhiều chủ đề cùng một lúc vì điều này có thể khiến thông điệp của bạn dài dòng và khó thực hiện.
- Sử dụng nghi thức phù hợp: Bao gồm một lời chào lịch sự và kết thúc để nghe có vẻ thân thiện và lịch sự. Ngoài ra, hãy quan tâm đến người nhận và thời gian của họ. Ví dụ: trừ khi đó là trường hợp khẩn cấp, hãy tránh gửi email cho một liên hệ yêu cầu điều gì đó sau giờ làm việc hoặc trong khi họ đang nghỉ phép.
