Viết một email chuyên nghiệp và chuẩn mực không phải là việc đơn giản. Đặc biệt khi làm việc với đối tác quốc tế, viết email tiếng Anh trở thành một thách thức đầy khó khăn. Nếu bạn đã nắm vững các lưu ý khi soạn email bằng tiếng Anh, mời bạn tham khảo những mẫu câu dưới đây do Trung tâm Anh ngữ Aten tổng hợp.
Mẫu câu tiếng Anh trình bày lý do gửi email
Sau phần chào hỏi thông thường, hãy mô tả nguyên nhân bạn viết email ở đoạn mở đầu. Dưới đây là một số mẫu câu bạn có thể sử dụng:
- I am writing to you regarding…/ in connection with…
Tôi gửi email này để trao đổi vấn đề…
- Further to…/ With reference to…
Liên quan đến việc…
- I am writing to you on behalf of…
Tôi, thay mặt…, viết email này để…
- – Might I take a moment of your time to…
Xin ông / bà / công ty cho phép tôi… (phong cách trang trọng, thường sử dụng trong việc liên hệ lần đầu với đối tác)
- I am writing this email to [state the reason].
Tôi viết email này để [nêu lý do].
- The purpose of this email is to [explain the reason].
Mục đích của email này là [giải thích lý do].
- I wanted to reach out to you regarding [subject] and provide some information/explanation.
Tôi muốn liên hệ với bạn về [chủ đề] và cung cấp một số thông tin/giải thích.
- I am emailing you today to discuss [topic] and share my thoughts/opinions.
Tôi gửi email cho bạn hôm nay để thảo luận về [chủ đề] và chia sẻ ý kiến/cảm nhận của tôi.
- I felt compelled to write this email because [reason].
Tôi cảm thấy cần phải viết email này vì [lý do].
- I am writing to you with the intention of [expressing concern/providing feedback/seeking clarification, etc.].
Tôi viết email cho bạn với ý định [diễn đạt sự quan tâm/gửi phản hồi/đề nghị làm rõ, v.v.].
- The reason for my email is to request [specific action/information/support, etc.].
Lý do của email này là để yêu cầu [hành động cụ thể/thông tin/hỗ trợ, v.v.].
- I am emailing you today to provide an update on [project/task/event, etc.].
Tôi gửi email cho bạn hôm nay để cung cấp thông tin cập nhật về [dự án/nhiệm vụ/sự kiện, v.v.].
- This email serves as a notification/reminder/invitation regarding [subject].
Email này đóng vai trò thông báo/nhắc nhở/mời về [chủ đề].
- I am reaching out to you in order to [state the purpose].
Tôi liên hệ với bạn để [nêu mục đích].
Mẫu câu tiếng anh đưa ra lời đề nghị, yêu cầu trong email
Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Việt, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:
- I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…
Tôi rất biết ơn nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…
- Would you mind…? / Would you be so kind as to…?
Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…
- We are interested in…and we would like to…
Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…
- We carefully consider…and it is our intention to…
Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…
- I would like to request [specific action] from you.
Tôi muốn đề nghị bạn [hành động cụ thể].
- Could you please [do something] for me?
Bạn có thể giúp tôi [làm điều gì đó] không?
- I kindly ask for your assistance/support in [doing something].
Tôi mong lịch sự nhờ sự hỗ trợ từ bạn trong việc [làm điều gì đó].
- I am writing to inquire about [specific information/action].
Tôi viết để hỏi về [thông tin/hành động cụ thể].
- Would it be possible for you to [help with something]?
Có thể bạn hỗ trợ tôi với [việc gì đó] được không?
- I would appreciate it if you could [take a specific action].
Tôi rất mong bạn có thể [thực hiện một hành động cụ thể].
- Can you please provide me with [specific information]?
Bạn có thể chia sẻ với tôi [thông tin cụ thể] được không?
- I kindly request a meeting/appointment with you to discuss [topic].
Tôi xin lịch sự đề xuất một cuộc họp/đặt cuộc hẹn với bạn để thảo luận về [chủ đề].
- I am reaching out to you to ask for your permission to [do something].
Tôi liên lạc với bạn để nhờ bạn [thực hiện một điều gì đó].
- Could you please let me know [specific information]?
Bạn có thể cung cấp cho tôi [thông tin cụ thể] được không?
Mẫu câu tiếng Việt Xin lỗi trong email
Trong quá trình hợp tác, kinh doanh, không thể tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để bày tỏ sự xin lỗi chân thành nhưng vẫn đảm bảo chuẩn mực, bạn có thể tham khảo:
- We regret / are sorry to inform you that…
Chúng tôi xin thông báo với bạn rằng…
- Please accept our sincere apologies for…
Hãy chấp nhận sự xin lỗi chân thành từ chúng tôi về…
- We truly understand and apologize for…you are given due to…
Chúng tôi hoàn toàn thấu hiểu và xin lỗi vì những bất tiện gây ra cho quý khách do…
- I promise this case will never happen again and it is our pleasure if you could accept…as a humble compensation.
Tôi cam kết rằng sự cố này sẽ không lặp lại và mong ông/bà có thể chấp nhận… như một biện pháp đền bù.
- I would like to apologize for [specific action/mistake].
Tôi xin lỗi vì [hành động cụ thể/lỗi lầm].
- I am writing to express my sincere apologies for [something you did wrong].
Tôi viết để thể hiện lòng xin lỗi chân thành vì [điều bạn đã làm sai].
- Please accept my apologies for [your mistake].
Hãy chấp nhận sự xin lỗi của tôi vì [lỗi của bạn].
- I would like to apologize for any inconvenience caused by [specific issue].
Tôi xin lỗi vì mọi sự bất tiện phát sinh từ [vấn đề cụ thể].
- I sincerely apologize for the misunderstanding that occurred regarding [subject].
Tôi thành thật xin lỗi về sự hiểu lầm xảy ra với [chủ đề].
- I regret to inform you that [apologize for the negative news].
Tôi đau lòng thông báo rằng [làm ơn tha thứ vì thông tin tiêu cực].
- Please accept my deepest apologies for any inconvenience caused.
Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành nhất vì sự bất tiện đã xảy ra.
- I apologize for the delay in [action] and any inconvenience it may have caused.
Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ trong [hành động] và mọi phiền toái nó có thể gây ra.
- I would like to express my sincerest apologies for the oversight/error.
Tôi chân thành xin lỗi vì những vấn đề và thiếu sót đã xảy ra.
- I am truly sorry for any misunderstanding or confusion that may have arisen.
Tôi chân thành xin lỗi vì mọi hiểu lầm hoặc sự nhầm lẫn có thể đã xảy ra.
Lưu ý về việc đính kèm tài liệu trong email
Khi gửi email thương mại, đính kèm tài liệu là rất quan trọng. Vì vậy, bạn nên nhắc nhở người nhận không bỏ qua phần này bằng cách nói:
- Please find attached…
Xin lưu ý rằng… đã được gửi kèm theo email này.
- Attached you will find…
Trong email này, bạn sẽ thấy… được đính kèm.
- I am sending you…as an attachment.
Tôi đã gửi kèm… cho bạn.
- Can you please sign and return the attached contract by next Friday?
Vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (theo cách này, bạn sẽ có thể áp dụng thêm động từ).
- Please find attached the [name of the document].
Vui lòng kiểm tra đính kèm [tên tài liệu].
- I have attached the [name of the file/document] for your review.
Tôi đã gửi [tên tệp/tài liệu] để bạn xem xét.
- The [name of the document] is included as an attachment.
- Kindly see the attached [name of the file/document].
Mời bạn xem đính kèm [tên tệp/tài liệu].
- I am enclosing the [name of the document] for your reference.
Tôi gửi kèm [tên tài liệu] để bạn có thêm thông tin.
- Attached herewith is the [name of the file/document].
Dưới đây là [tên tệp/tài liệu] đã được đính kèm.
- Please take a look at the attached [name of the document].
Vui lòng xem qua tài liệu đính kèm [tên tài liệu].
- I have included the [name of the file/document] with this email.
Đã gửi kèm [tên tệp/tài liệu] trong email này.
- For your convenience, I have attached the [name of the document].
Để thuận tiện, tôi đã gửi kèm [tên tài liệu].
- You will find the [name of the file/document] attached below.
Dưới đây là [tên tệp/tài liệu] mà tôi đã đính kèm.
Kết thúc email một cách lịch sự và chuyên nghiệp
Cuối cùng, để thể hiện tinh thần hợp tác, hãy không chỉ kết thúc email bằng lời chào thông thường. Thay vào đó, duy trì tương tác với đối tác bằng những cách sau:
- Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Nếu gặp vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
- I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.
Tôi mong rằng email này đã giải đáp mọi thắc mắc của bạn. Nếu cần thêm sự hỗ trợ, hãy liên hệ.
- Please reply once you have the chance to…
Hãy hồi âm ngay khi bạn đã…
- We appreciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.
Chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của bạn và mong sớm nhận được hồi âm.
- Thank you for your attention/time/consideration.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian và sự chú ý.
- If you have any further questions or need additional information, please don’t hesitate to contact me.
Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thông tin thêm, đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
- I look forward to hearing from you soon.
Mong sớm nhận được hồi âm từ bạn.
- I appreciate your prompt attention to this matter.
Tôi đánh giá cao sự quan tâm kịp thời của bạn đối với vấn đề này.
- Once again, I apologize for any inconvenience caused.
Lần nữa, tôi xin lỗi vì mọi sự phiền toái gây ra.
- Thank you for your understanding and cooperation.
Cảm ơn bạn đã sự hiểu biết và sự hợp tác.
- I hope this information is helpful/useful to you.
Mong rằng thông tin này sẽ mang lại ích lợi cho bạn.
- Should you have any further concerns, please let me know.
Nếu có thêm điều gì bạn quan tâm, xin hãy cho tôi biết.
- I look forward to the opportunity to work together in the future.
Hy vọng có cơ hội hợp tác tuyệt vời trong thời gian sắp tới.
- Thank you once again, and have a great day!
Một lần nữa, cám ơn bạn và chúc bạn một ngày tốt lành!
Dưới đây là tóm tắt hơn 100 mẫu câu giao tiếp tiếng Anh phổ biến và thích hợp khi soạn email cho đối tác, khách hàng. Để cải thiện khả năng tiếng Anh cho công việc, vui lòng liên hệ Trung tâm Anh ngữ Aten để nhận tư vấn về các khóa học phù hợp hoặc kiểm tra trình độ tiếng Anh miễn phí ngay hôm nay.
