Trong thế giới hiện đại hóa, tiếng Anh đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh vực tuyển dụng. Khi nhận được thư mời phỏng vấn qua email bằng tiếng Anh, cách phản ứng để thể hiện tính chuyên nghiệp và tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng là gì?
Cùng tìm hiểu thông qua bài viết này – ‘Cách phản ứng khi được mời phỏng vấn qua email bằng tiếng Anh’ từ Trung tâm anh ngữ Aten để bạn có thêm tự tin trong giao tiếp và thể hiện sự chắc chắn trong câu trả lời của mình.
Quy trình tuyển dụng và thông tin email phỏng vấn phổ biến
Trong quy trình tuyển dụng thông thường, sau khi chọn lọc hồ sơ ứng tuyển phù hợp, nhà tuyển dụng sẽ liên hệ trao đổi chi tiết với ứng viên về thông tin công việc cũng như mời ứng viên đến công ty để tham gia phỏng vấn trực tiếp. Sau khi trao đổi sơ bộ qua điện thoại, chuyên viên nhân sự gửi email để xác nhận thời gian, địa điểm, cũng như những thông tin bổ sung khác cho ứng viên. Việc phản hồi email mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp là rất quan trọng vì nó thể hiện:
- Sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng và thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí ứng tuyển.
- Khả năng giao tiếp hiệu quả của bạn, một yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
- Sự chuyên nghiệp và độ chín chắn của bạn, tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Lời mời tham gia phỏng vấn thường cung cấp các thông tin sau:
- Vị trí mà bạn đang ứng tuyển
- Thời gian và địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn
- Thông tin liên hệ của người tiến hành phỏng vấn
- Yêu cầu về trang phục (nếu có)
- Thông tin thêm về công việc
Khi phản hồi lời mời phỏng vấn, bạn cần chú ý:
- Trả lời nhanh chóng: Nên phản hồi trong vòng 24 giờ sau khi nhận được email.
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự: Hạn chế việc sử dụng ngôn từ không chính thống hoặc viết tắt.
- Biểu đạt lòng biết ơn: Thể hiện lòng biết ơn đối với cơ hội được mời phỏng vấn.
- Xác nhận thông tin: Xác nhận lại thời gian, địa điểm phỏng vấn và thông tin liên hệ.
- Đặt câu hỏi: Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại hỏi nhà tuyển dụng qua email.
- Ghi rõ tên: Ghi rõ tên đầy đủ của bạn.
Chuẩn bị trước khi phản hồi thư mời phỏng vấn
Đọc kỹ và hiểu rõ nội dung email mời phỏng vấn
Bước đầu tiên và quan trọng nhất là đọc kỹ nội dung email mời phỏng vấn để hiểu rõ các thông tin quan trọng như:
- Lịch trình phỏng vấn: Xác định ngày, giờ và địa điểm một cách chính xác để sắp xếp lịch trình phù hợp, tránh trường hợp đi trễ hoặc nhầm lẫn.
- Yêu cầu và thông tin liên quan đến vị trí công việc: Bao gồm trang phục phù hợp, các tài liệu cần mang theo (CV, portfolio,…) và những lưu ý khác.
Nghiên cứu về công ty và vị trí công việc
Để có một buổi phỏng vấn thành công, bạn cần dành thời gian nghiên cứu kỹ về công ty và vị trí ứng tuyển:
- Phạm vi hoạt động của công ty: Tìm hiểu về lịch sử hình thành, văn hóa công ty, sản phẩm/dịch vụ, sứ mệnh, tầm nhìn,… để thể hiện sự quan tâm và hiểu biết của bạn đối với công ty.
- Vị trí công việc và các yêu cầu tương ứng: Nghiên cứu kỹ mô tả công việc, yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức,… để chuẩn bị những câu trả lời phù hợp trong buổi phỏng vấn.
Ngoài ra, bạn cũng nên:
- Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn.
- Tập luyện trả lời phỏng vấn cùng bạn bè hoặc người thân.
- Chuẩn bị trang phục phù hợp với văn hóa công ty và vị trí ứng tuyển.
- Mang theo đầy đủ các tài liệu cần thiết.
Cách phản hồi lời mời phỏng vấn qua email bằng tiếng Anh, gợi ý mẫu câu thích hợp
Bắt đầu bằng lời chào và biểu dương
- Dear Mr/Ms [Tên người liên hệ],
- Dear HR Department,
- Dear Hiring Manager,
- Thank you for your email and for inviting me to interview for the [Tên vị trí] position at [Tên công ty].
Xác nhận tham dự cuộc phỏng vấn
- I am writing to express my sincere appreciation for your invitation to interview for the position of [Tên vị trí] at [Tên công ty].
- I am delighted to accept your invitation to interview for the [Tên vị trí] position on [Ngày] at [Thời gian].
- I am writing to confirm my attendance at the interview scheduled for [Ngày] at [Thời gian].
- I am excited to learn more about the [Tên vị trí] position and [Tên công ty].
- I am writing to confirm my attendance at the interview for the [Tên vị trí] position on [Ngày] at [Thời gian].
- I look forward to meeting you and discussing the [Tên vị trí] position in more detail.
Đề xuất thời gian và địa điểm hẹn gặp (nếu cần thiết hoặc có sự thay đổi)
- I would be available for an interview on [Ngày] at [Thời gian]. Please let me know if this time works for you.
- If the proposed time and location do not work for me, I would be happy to reschedule.
- I would be available for an interview on [Ngày] at [Thời gian]. If this time does not work for you, please let me know and we can find a time that works for both of us.
- I am happy to meet at your office or at a location that is convenient for you.
- I would be available for an interview on [Ngày] at [Thời gian]. Please let me know if this time works for you.
- If the proposed time and location do not work for me, I would be happy to reschedule.
Yêu cầu thông tin bổ sung (nếu cần)
- Could you please provide me with more information about the dress code for the interview?
- Could you please provide me with more information about the interview process?
- I have attached my resume and portfolio for your reference.
- I am available to answer any questions you may have.
- Could you please provide me with the contact information for the person I will be interviewing with?
Kết thúc thư mời với lời cảm ơn và từ biệt
- Thank you for your time and consideration.
- I look forward to hearing from you soon.
- Thank you for your time and consideration.
- I look forward to meeting you and discussing the [Tên vị trí] position in more detail.
Mẹo và lưu ý khi phản hồi thư mời, email phỏng vấn
Để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ lúc đầu, bạn cần chú ý những điều sau khi phản hồi thư mời phỏng vấn:
Sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp và lịch sự: Ứng viên tránh sử dụng tiếng lóng, viết tắt hoặc ngôn ngữ không trang trọng, việc sử dụng ngữ pháp và ngôn từ chính xác sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.
Phản hồi thư mời đúng thời hạn: Đáp lại thư mời trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được email. Việc trả lời muộn có thể tạo ấn tượng không tốt với nhà tuyển dụng và cho thấy bạn không chuyên nghiệp hoặc không quan tâm đến vị trí ứng tuyển.
Check lại email trước khi gửi: Đảm bảo email không có sai sót về chính tả hoặc ngữ pháp. Việc này giúp bạn tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy đọc kỹ email trước khi gửi để đảm bảo nội dung rõ ràng, ngắn gọn và thông tin đính kèm chính xác.
Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý:
- Gửi kèm CV và các tài liệu liên quan (nếu cần).
- Cung cấp đủ thông tin liên hệ của bạn.
- Chứng tỏ sự quan tâm của bạn đến vị trí ứng tuyển.
- Gửi email đến địa chỉ email chính xác của nhà tuyển dụng.
Gợi ý mẫu email phỏng vấn bằng tiếng Anh hữu ích
Mẫu email tiếng Anh 01: Xác nhận tham dự buổi phỏng vấn
Dear [Nhà tuyển dụng],
Thank you for considering me for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. I appreciate the opportunity to interview with your company.
I am writing to confirm my availability for the interview on [ngày] at [thời gian]. I am excited about the opportunity to discuss my qualifications further and learn more about the position.
Please let me know if there are any specific documents or information I should bring to the interview. I am looking forward to meeting with you and the interview panel.
Thank you once again for the invitation. I am excited about the possibility of joining [tên công ty] and contributing to its success.
Best regards,[Tên của bạn]
Mẫu email tiếng Anh 02: Đề xuất thay đổi thời gian cuộc phỏng vấn
Subject: Request for Interview Schedule Change
Dear [Nhà tuyển dụng],
I am writing to express my gratitude for the invitation to interview for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. However, I would like to request a change in the interview schedule due to [lý do chính].
The current interview date and time, [ngày] at [thời gian], coincides with a prior commitment that I cannot reschedule. I apologize for any inconvenience this may cause and would like to propose an alternative interview time.
I am available on [ngày] and [ngày] at [thời gian]. Please let me know if any of these options work for you. If none of these dates are suitable, I am more than willing to work out a mutually convenient time.
Thank you for your understanding, and I look forward to your response.
Best regards,[Tên của bạn]
Mẫu email tiếng Anh 3: Xác nhận tham dự cuộc phỏng vấn và yêu cầu thông tin bổ sung
Subject: Confirmation of Interview Attendance and Additional Information
Dear [Nhà tuyển dụng],
Thank you for inviting me to interview for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. I am thrilled about the opportunity and look forward to meeting with you and the interview panel.
I am confirming my attendance for the interview on [ngày] at [thời gian]. I would also like to request some additional information to help me prepare effectively. Could you please provide me with details about the format of the interview, any required materials, or specific topics that will be covered?
I appreciate your assistance in this matter. Thank you once again for considering my application, and I am eager to discuss my qualifications further during the interview.
Best regards,[Tên của bạn]
Mẫu email tiếng Anh 4: Phản hồi email mời phỏng vấn nhưng từ chối lời mời
Subject: Regretful Decline of Interview Invitation
Dear [Nhà tuyển dụng],
Thank you for extending an invitation to interview for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. I appreciate the time and consideration you have given to my application.
However, after careful consideration, I have decided to withdraw my application for the position. Although I am impressed with [tên công ty] and the opportunity it offers, I have accepted another position that aligns more closely with my long-term career goals.
I sincerely apologize for any inconvenience caused by my decision. I appreciate the time and effort your team has invested in the recruitment process. Thank you once again for considering me for the position, and I wish you success in finding the right candidate.
Best regards,[Tên của bạn]
Mẫu email tiếng Anh 5: Xác nhận tham dự cuộc phỏng vấn và yêu cầu thông tin bổ sung
Subject: Confirmation of Interview Attendance and Request for Additional Information
Dear [Nhà tuyển dụng],
Thank you for inviting me to interview for the position of [vị trí công việc] at [tên công ty]. I am honored to have the opportunity to discuss my qualifications further.
I am writing to confirm my attendance for the interview on [ngày] at [thời gian]. I am excited about the possibility of joining [tên công ty] and contributing to its success.
Additionally, I would appreciate it if you could provideme with some additional information to help me prepare for the interview. Specifically, I would like to know the format of the interview, the names and roles of the individuals I will be meeting with, and any recommended materials or topics I should focus on.
Thank you for your assistance in this matter. I am looking forward to the interview and the opportunity to showcase my skills and experience.
Best regards,[Your Name]
Bằng cách tuân thủ những mẹo và lưu ý trên, bạn có thể tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng và nâng cao khả năng thành công trong buổi phỏng vấn. Trung tâm Anh ngữ Aten chúc bạn may mắn trong cuộc phỏng vấn!
