Biết thuật ngữ nhưng vẫn lúng túng khi đối tác gọi điện. Nghe không rõ mã booking, số container, ngày tháng hoặc lịch tàu qua điện thoại. Biết ý cần nói nhưng mất thời gian ghép câu khi phải phản hồi ngay.
Đây là tình huống quen thuộc với nhiều người làm xuất nhập khẩu, kể cả khi đã có nền tảng tiếng Anh nhất định. Bài viết tổng hợp hội thoại tiếng Anh xuất nhập khẩu và mẫu câu để tham khảo khi trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại, không phải tài liệu đào tạo nghiệp vụ Logistics. Nếu muốn hiểu tổng thể hơn về các năng lực và lộ trình học, có thể xem thêm bài tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu.
Những nhóm câu cần chuẩn bị trước một cuộc gọi Logistics/XNK
Trước khi vào tình huống cụ thể, có thể chuẩn bị sẵn một số nhóm câu dùng được trong hầu hết cuộc gọi công việc.
| Mục đích | Mẫu câu tiếng Anh | Nghĩa tiếng Việt |
|---|---|---|
| Chào và giới thiệu | Hi, this is [Tên] from [Công ty]. | Chào, tôi là [Tên] từ [Công ty]. |
| Nêu mã tham chiếu hoặc mục đích | I’m calling about booking [số]. | Tôi gọi về booking [số]. |
| Hỏi và xác nhận thông tin | Could you confirm the schedule for this shipment? | Bạn có thể xác nhận lịch trình cho lô hàng này không? |
| Yêu cầu nói chậm hoặc nhắc lại | Could you speak a bit slower, please? | Bạn có thể nói chậm hơn một chút được không? |
| Yêu cầu đánh vần | Could you spell that for me, please? | Bạn có thể đánh vần giúp tôi được không? |
| Xác nhận số liệu, ngày tháng, mã hàng | Just to confirm, the ETD is [date]. | Để xác nhận lại, ETD là [ngày]. |
| Tóm tắt bước tiếp theo | So, to summarize, you’ll send [tài liệu] by [date]. | Tóm lại, bạn sẽ gửi [tài liệu] trước [ngày]. |
| Kết thúc cuộc gọi | Thank you for your time. I’ll follow up by email. | Cảm ơn bạn đã dành thời gian. Tôi sẽ theo dõi thêm qua email. |
Hội thoại tiếng Anh xuất nhập khẩu theo tình huống công việc
Dưới đây là bảy hội thoại mẫu cho các tình huống phổ biến. Mẫu do Đội ngũ Nội dung Aten English biên soạn để minh họa cách dùng ngôn ngữ, không phải quy trình nghiệp vụ bắt buộc, cần thay các ký hiệu trong ngoặc vuông bằng thông tin thật trước khi áp dụng.
1. Gọi forwarder để xác nhận booking
Bối cảnh: nhân viên xuất nhập khẩu gọi cho forwarder để xác nhận thông tin booking đã đặt trước đó. A là nhân viên xuất nhập khẩu, B là nhân viên forwarder.
A: Hi, this is Linh from ABC Trading. I’m calling about booking BK20394.
B: Hi Linh, let me pull that up. Yes, I have it here. How can I help?
A: Could you confirm the vessel name and the ETD?
B: Sure. The vessel is Ocean Star, and the ETD is next Thursday, the 25th.
A: Great, and what’s the cut-off time for submitting documents?
B: The cut-off is Tuesday at 5 PM.
A: Got it. I’ll send the documents before then. Thank you.
B: You’re welcome. Let me know if you need anything else.
Dịch: Linh từ ABC Trading gọi về booking BK20394. Forwarder xác nhận tàu Ocean Star, ETD thứ Năm tuần sau (ngày 25), cut-off nộp chứng từ là thứ Ba 5 giờ chiều. Linh xác nhận sẽ gửi chứng từ trước thời hạn.
Cụm câu quan trọng: “I’m calling about booking [số].”; “Could you confirm the vessel name and the ETD?”; “What’s the cut-off time for submitting documents?”
Cần thay trước khi dùng: số booking, tên người gọi, tên công ty, tên tàu, ngày ETD, thời hạn cut-off thật.
2. Trao đổi với hãng tàu về ETD, ETA và cut-off time
Bối cảnh: nhân viên operations gọi hãng tàu để hỏi chi tiết lịch trình một lô hàng khác. A là nhân viên xuất nhập khẩu, B là nhân viên hãng tàu.
A: Good morning, I’m calling to check the schedule for shipment SHP1187.
B: Good morning. One moment, please. The ETD is the 3rd, and the ETA at the destination port is the 18th.
A: Is that the current confirmed schedule?
B: Yes, but it may still change due to operational conditions.
A: Understood. What is the documentation cut-off?
B: It is 5 PM on the 1st.
A: Thank you. If the schedule changes, could you update us as soon as possible?
B: Of course. We’ll notify you by email.
Dịch: Nhân viên gọi kiểm tra lịch trình lô hàng SHP1187. Hãng tàu cung cấp ETD, ETA và thời hạn nộp chứng từ hiện tại, đồng thời lưu ý lịch trình vẫn có thể thay đổi. Nhân viên đề nghị được cập nhật sớm nếu có điều chỉnh.
Cụm câu quan trọng: “I’m calling to check the schedule for shipment [reference].”; “Is that the current confirmed schedule?”; “What is the documentation cut-off?”; “If the schedule changes, could you update us as soon as possible?”
Cần thay trước khi dùng: mã lô hàng, ngày ETD, ETA và thời hạn cut-off thật.
3. Trao đổi với overseas agent về chứng từ
Bối cảnh: nhân viên chứng từ gọi overseas agent sau khi phát hiện một chi tiết cần kiểm tra trên bản nháp chứng từ. A là nhân viên chứng từ, B là overseas agent.
A: Hi, this is Nam. I’m calling about the draft bill of lading you sent for shipment REF4521.
B: Hi Nam, sure, what’s the issue?
A: I noticed the consignee’s address is different from the shipping instructions we provided. Could you double-check?
B: Let me look. You’re right, I’ll correct that.
A: Thanks. Could you send the revised draft by tomorrow?
B: Yes, I’ll send it by tomorrow morning.
A: Perfect, thank you for checking.
Dịch: Nam gọi agent về bản nháp vận đơn lô REF4521, chỉ ra địa chỉ người nhận không khớp với shipping instructions đã cung cấp. Agent xác nhận sẽ sửa và gửi bản mới trước sáng hôm sau.
Cụm câu quan trọng: “I noticed [thông tin] is different from [nguồn đối chiếu].”; “Could you double-check?”; “Could you send the revised draft by [date]?”
Cần thay trước khi dùng: mã lô hàng, thông tin sai lệch cụ thể, ngày cần nhận bản sửa.
4. Cập nhật tình trạng lô hàng cho khách hàng
Bối cảnh: nhân viên customer service gọi khách hàng để cập nhật tình trạng lô hàng. A là nhân viên customer service, B là khách hàng.
A: Hi, this is Trang, calling to update you on shipment ORD3390.
B: Hi Trang, thanks for calling. What’s the status?
A: The shipment has departed and is currently in transit. The current ETA is the 20th.
B: That’s good to hear. Is everything still on schedule?
A: Based on the latest update, yes. We’ll let you know immediately if anything changes.
B: I appreciate that. Thank you for the update.
A: You’re welcome. Have a great day.
Dịch: Trang cập nhật lô hàng ORD3390 đã khởi hành, đang được vận chuyển và có ETA hiện tại là ngày 20. Theo thông tin mới nhất, lô hàng vẫn đúng lịch trình. Trang sẽ thông báo ngay nếu có thay đổi.
Cụm câu quan trọng: “I’m calling to update you on shipment [reference].”; “The shipment is currently in transit. The current ETA is [date].”; “We’ll let you know immediately if anything changes.”
Cần thay trước khi dùng: tên người gọi, mã lô hàng, tình trạng và ngày thật.
5. Thông báo chậm trễ và xác nhận lịch trình mới
Bối cảnh: nhân viên operations gọi khách hàng để thông báo lô hàng bị chậm trễ. A là nhân viên operations, B là khách hàng.
A: Hi, this is Huy. I’m calling about shipment SHP2201. I need to inform you of a delay.
B: Oh, what happened?
A: The vessel’s original schedule has been pushed back. We don’t have the exact reason yet, but we’re checking with the carrier.
B: When will you have more information?
A: We expect an update by tomorrow afternoon. I’ll call you as soon as we know the new ETA.
B: Okay, please keep me posted.
A: I will. Thank you for your understanding.
Dịch: Huy báo lô hàng SHP2201 chậm trễ, chưa rõ nguyên nhân, đang kiểm tra với hãng tàu. Huy hẹn cập nhật chiều hôm sau và sẽ gọi lại ngay khi có ETA mới.
Cụm câu quan trọng: “I need to inform you of a delay.”; “We don’t have the exact reason yet, but we’re checking with [bên liên quan].”; “I’ll call you as soon as we know [thông tin].”
Cần thay trước khi dùng: tên người gọi, mã lô hàng, thời điểm dự kiến cập nhật.
6. Yêu cầu nhắc lại, đánh vần và xác nhận số liệu
Bối cảnh: nhân viên chứng từ nghe không rõ mã container qua điện thoại và cần xác nhận lại. A là nhân viên chứng từ, B là đại diện hãng tàu.
A: Sorry, could you repeat the container number? The line isn’t very clear.
B: Sure, it’s TCLU7284561.
A: Could you spell that for me, please?
B: T as in Tango, C as in Charlie, L as in Lima, U as in Uniform, then 7284561.
A: Let me confirm: TCLU7284561, is that right?
B: Yes, that’s correct.
A: Thank you for your patience.
Dịch: Nhân viên nghe không rõ số container, nhờ nhắc lại và đánh vần. Hãng tàu đọc từng chữ theo bảng chữ cái quốc tế, nhân viên xác nhận lại mã trước khi kết thúc.
Cụm câu quan trọng: “Could you repeat [thông tin]? The line isn’t very clear.”; “Could you spell that for me, please?”; “Let me confirm: [thông tin], is that right?”
Cần thay trước khi dùng: số container hoặc mã cần xác nhận thật, tên người liên hệ.
7. Tóm tắt hành động và kết thúc cuộc gọi
Bối cảnh: hai bên tóm tắt việc cần làm sau khi trao đổi về lô hàng, trước khi kết thúc cuộc gọi. A là nhân viên xuất nhập khẩu, B là forwarder.
A: So, to summarize, you’ll send the revised booking confirmation by tomorrow morning.
B: That’s right. And you’ll send the updated packing list by end of day today.
A: Yes, I’ll do that. Anything else we need to confirm?
B: I think that covers everything for now.
A: Great. Thank you for your time today.
B: You’re welcome. I’ll follow up by email as well.
A: Sounds good. Have a good day.
Dịch: Hai bên tóm tắt việc cần làm: forwarder gửi xác nhận booking trước sáng hôm sau, nhân viên gửi phiếu đóng gói cập nhật trước cuối ngày. Cả hai xác nhận đã đủ và kết thúc cuộc gọi.
Cụm câu quan trọng: “So, to summarize, you’ll [hành động] by [thời hạn].”; “Anything else we need to confirm?”; “I’ll follow up by email.”
Cần thay trước khi dùng: các hành động và thời hạn cụ thể của hai bên.
Cách điều chỉnh hội thoại theo công việc thực tế
Không nên dùng nguyên mẫu khi chưa kiểm tra lại dữ kiện. Nên thay mã booking, số container, ngày giờ và tên đối tác bằng thông tin thật, không cam kết lịch trình hoặc kết quả khi chưa được xác nhận từ hãng tàu, forwarder hoặc bộ phận liên quan.
Có thể ghi lại 3 đến 5 câu thường dùng nhất cho đúng vị trí của mình để luyện trước. Nếu dùng chứng từ hoặc email thật để luyện tập, cần ẩn thông tin khách hàng và doanh nghiệp trước khi đưa vào bất kỳ công cụ nào. Có thể tham khảo thêm bài từ vựng tiếng Anh chuyên ngành xuất nhập khẩu để hiểu rõ hơn các thuật ngữ xuất hiện trong hội thoại.
Cách luyện phản xạ với các đoạn hội thoại
Có thể luyện theo các bước: đọc hiểu bối cảnh; thay dữ kiện thật vào chỗ trống; đọc thành tiếng lần lượt từng vai; ghi âm lại phần mình nói; đóng vai cùng đồng nghiệp hoặc giáo viên nếu có thể; nghe lại để sửa phát âm, nhịp câu và cách xác nhận thông tin.
Có thể bắt đầu với một hội thoại liên quan trực tiếp nhất đến công việc hiện tại, luyện thành thạo rồi mới chuyển sang tình huống khác.
Luyện giao tiếp tiếng Anh công việc tại Aten
Aten tập trung vào tiếng Anh giao tiếp thực hành cho người đi làm, với khoảng 80% thời lượng dành cho thực hành, học theo mô hình 3 kèm 1 và lớp tối đa 10 học viên. Lộ trình được xây dựng dựa trên trình độ đầu vào và mục tiêu sử dụng của từng người.
Aten hỗ trợ phần ngôn ngữ, phát âm và phản xạ giao tiếp, không đào tạo hoặc thay thế nghiệp vụ Logistics, xuất nhập khẩu. Kết quả luyện tập còn tùy điểm xuất phát và mức độ luyện tập của mỗi người, không có một kết quả chung cho tất cả học viên.
Nếu bạn muốn luyện phản xạ với các tình huống công việc của mình, bạn có thể Kiểm tra trình độ & nhận lộ trình phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Có cần học thuộc toàn bộ hội thoại không?
Không cần. Nên hiểu cấu trúc và cụm câu quan trọng, sau đó thay dữ kiện thật của mình vào, thay vì học thuộc nguyên văn.
Nên nói gì khi không nghe rõ qua điện thoại?
Có thể dùng “Could you repeat that, please?” để nhờ nhắc lại, hoặc “Could you spell that for me?” khi cần đánh vần. Xác nhận lại thông tin trước khi kết thúc cuộc gọi cũng giúp tránh hiểu nhầm.
Người mất gốc có thể luyện hội thoại Logistics/XNK ngay không?
Có thể, nhưng nên bắt đầu từ một hội thoại đơn giản. Nếu chưa quen cấu trúc câu cơ bản, nên củng cố song song để dễ ghép câu hơn.
Nên ưu tiên học từ vựng hay mẫu câu?
Không nên tách rời hai phần. Người mới nên học lượng từ vựng cần thiết trong các cụm câu gắn với tình huống công việc. Cách này giúp vừa hiểu thuật ngữ, vừa biết cách sử dụng khi cần phản hồi.
Các đoạn hội thoại này có thay thế quy trình nghiệp vụ không?
Không. Đây là tài liệu luyện ngôn ngữ để tham khảo cách diễn đạt, không thay thế quy trình nghiệp vụ hoặc hướng dẫn nội bộ của doanh nghiệp, hãng tàu hoặc đối tác.
Thông tin bài viết
Biên soạn: Đội ngũ Nội dung Aten English
Cập nhật: 24/09/2026
