Từ vựng tiếng Anh xuất nhập khẩu sẽ dễ nhớ và dễ áp dụng hơn khi được học theo từng công đoạn công việc: báo giá, đặt hàng, kiểm tra chứng từ, theo dõi lịch trình, làm thủ tục hải quan và xử lý phát sinh.
Bài viết này tổng hợp các thuật ngữ và cụm từ tiếng Anh thường gặp theo từng công đoạn đó, kèm nghĩa trong công việc và ví dụ sử dụng ngắn, tự nhiên. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các tình huống giao tiếp cụ thể trong ngành, có thể tham khảo bài tiếng Anh xuất nhập khẩu cho người đi làm.
Cách sử dụng danh sách từ vựng trong bài
Mỗi bảng dưới đây gồm ba cột: thuật ngữ hoặc cụm từ, nghĩa trong công việc và một ví dụ sử dụng ngắn. Nên đọc theo đúng nhóm liên quan đến công việc bạn đang làm, thay vì cố học hết mọi bảng cùng một lúc.
Nghĩa và cách dùng của một số thuật ngữ có thể thay đổi tùy chứng từ, hợp đồng hoặc quy định riêng của doanh nghiệp. Nội dung trong bài chỉ hỗ trợ phần ngôn ngữ, không thay thế tài liệu nghiệp vụ hoặc hướng dẫn nội bộ của công ty bạn.
Từ vựng về các bên tham gia xuất nhập khẩu
| Thuật ngữ | Nghĩa trong công việc | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| Exporter | Bên xuất khẩu hàng hóa | The exporter must prepare the certificate of origin. |
| Importer | Bên nhập khẩu hàng hóa | The importer confirmed the delivery address. |
| Shipper | Bên gửi hàng, thường trùng với người xuất khẩu | The shipper requested an earlier booking date. |
| Consignee | Bên nhận hàng ghi trên vận đơn | Please update the consignee’s contact information. |
| Supplier | Nhà cung cấp hàng hóa hoặc nguyên liệu | We are waiting for a quotation from the supplier. |
| Buyer | Bên mua hàng trong giao dịch | The buyer asked for a revised proforma invoice. |
| Carrier | Đơn vị vận chuyển hàng hóa, như hãng tàu hoặc hãng bay | The carrier confirmed the vessel schedule. |
| Freight forwarder | Đơn vị giao nhận, phối hợp vận chuyển giữa các bên | Our freight forwarder is handling the booking. |
| Customs broker | Đơn vị đại diện làm thủ tục hải quan | The customs broker submitted the declaration this morning. |
| Notify party | Bên được thông báo khi hàng đến, ghi trên vận đơn | Please add the notify party’s details to the bill of lading. |
Từ vựng về báo giá, đơn hàng, hợp đồng và thanh toán
| Thuật ngữ | Nghĩa trong công việc | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| Quotation | Bảng báo giá | Could you send us your quotation for this order? |
| Purchase order (PO) | Đơn đặt hàng chính thức | We have issued the purchase order for June. |
| Sales contract | Hợp đồng mua bán | The sales contract has been signed by both parties. |
| Proforma invoice | Hóa đơn chiếu lệ, dùng trước khi giao dịch chính thức | Please issue a proforma invoice before payment. |
| Payment terms | Điều kiện thanh toán đã thỏa thuận | The payment terms are 30% deposit and 70% before shipment. |
| Advance payment | Khoản thanh toán trước | We received the advance payment yesterday. |
| Balance payment | Khoản thanh toán còn lại | The balance payment is due before the goods are released. |
| Bank transfer | Chuyển khoản qua ngân hàng | Payment will be made by bank transfer. |
| Letter of credit (L/C) | Phương thức thanh toán trong đó ngân hàng cam kết thanh toán khi bộ chứng từ đáp ứng các điều kiện của L/C | The buyer opened a letter of credit for this order. |
| Due date | Ngày đến hạn thanh toán | Please confirm the due date for the balance payment. |
| MOQ (Minimum Order Quantity) | Số lượng đặt hàng tối thiểu | The MOQ for this item is 500 units. |
| Lead time | Khoảng thời gian cần để sản xuất, chuẩn bị hoặc hoàn thành đơn hàng theo thỏa thuận | What is the lead time for this order? |
| Unit price | Đơn giá của một sản phẩm | Could you confirm the unit price in USD? |
| Total amount | Tổng giá trị đơn hàng | The total amount includes freight charges. |
| Payment method | Hình thức thanh toán | Please specify your preferred payment method. |
Từ vựng về chứng từ xuất nhập khẩu
| Thuật ngữ | Nghĩa trong công việc | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| Commercial invoice | Hóa đơn thương mại, ghi giá trị và mô tả hàng hóa | Please send the commercial invoice before departure. |
| Packing list | Phiếu đóng gói, liệt kê số kiện và trọng lượng | The packing list shows 20 cartons in total. |
| Bill of lading (B/L) | Vận đơn đường biển | Please check the consignee details on the bill of lading. |
| Air waybill (AWB) | Vận đơn hàng không | The air waybill number is required to track the shipment. |
| Certificate of origin (C/O) | Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa | The buyer is asking for a certificate of origin. |
| Customs declaration | Tờ khai hải quan | Please check the declared value on the customs declaration. |
| Delivery order (D/O) | Lệnh giao hàng, dùng để nhận hàng tại cảng hoặc kho | We are waiting for the delivery order from the shipping line. |
| Shipping instruction | Hướng dẫn gửi hàng do người gửi hàng cung cấp | Please send the shipping instruction by Friday. |
| Insurance certificate | Giấy chứng nhận bảo hiểm cho lô hàng | The insurance certificate covers the full shipment value. |
| VGM (Verified Gross Mass) | Khối lượng toàn bộ đã được xác nhận của container sau khi đóng hàng | The VGM must be submitted before the cut-off time. |
| Inspection certificate | Chứng thư ghi nhận kết quả kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của giao dịch hoặc cơ quan liên quan | An inspection certificate is required for this shipment. |
| Fumigation certificate | Giấy chứng nhận khử trùng hàng hóa | The fumigation certificate should be attached to the documents. |
| Phytosanitary certificate | Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật | A phytosanitary certificate may be required for certain plants and plant products. |
| Weight certificate | Giấy chứng nhận trọng lượng hàng hóa | Could you provide the weight certificate for this cargo? |
| Original document | Chứng từ gốc, khác với bản sao hoặc bản scan | The original documents will be sent by courier. |
Từ vựng về vận chuyển và lịch trình lô hàng
| Thuật ngữ | Nghĩa trong công việc | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| Booking confirmation | Xác nhận đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng bay | We received the booking confirmation this morning. |
| Vessel | Tàu chở hàng | Which vessel is carrying this shipment? |
| Voyage | Chuyến đi cụ thể của tàu, thường đi kèm mã số | Please confirm the vessel and voyage number. |
| ETA (Estimated Time of Arrival) | Thời gian dự kiến hàng đến nơi | What is the ETA at the destination port? |
| ETD (Estimated Time of Departure) | Thời gian dự kiến hàng khởi hành | The ETD has been moved to next Monday. |
| Cut-off time | Thời hạn cuối để nộp chứng từ hoặc giao hàng cho hãng tàu | The cut-off time for this booking is Thursday noon. |
| Port of loading | Cảng xếp hàng lên tàu | The port of loading is Hai Phong. |
| Port of discharge | Cảng dỡ hàng | Please confirm the port of discharge for this order. |
| Transshipment | Chuyển tải hàng hóa qua một cảng trung gian | This shipment requires transshipment in Singapore. |
| FCL (Full Container Load) | Hàng nguyên container | This order will be shipped as FCL. |
| LCL (Less than Container Load) | Hàng lẻ, ghép chung container với lô hàng khác | We usually ship small orders as LCL. |
| Container | Thùng chứa hàng tiêu chuẩn dùng trong vận chuyển | The container was loaded yesterday afternoon. |
| Seal number | Mã số niêm phong container | Please confirm the container and seal numbers. |
| Freight charge | Cước phí vận chuyển | The freight charge increased due to the peak season. |
| Demurrage | Phí thường phát sinh khi container hoặc hàng lưu tại cảng, terminal quá thời gian miễn phí; cách tính phụ thuộc hãng vận chuyển và điều kiện áp dụng | We need to avoid demurrage by picking up the cargo on time. |
| Detention | Phí thường phát sinh khi container được giữ bên ngoài cảng hoặc terminal quá thời gian miễn phí; cách tính phụ thuộc hãng vận chuyển và điều kiện áp dụng | Detention charges apply after the free time expires. |
| Shipping line | Hãng tàu vận chuyển hàng hóa | Which shipping line are we using for this order? |
| Tracking number | Mã số để theo dõi lô hàng | Could you share the tracking number for this shipment? |
Các điều kiện Incoterms® 2020 thường gặp
Incoterms® là bộ quy tắc thương mại quốc tế do International Chamber of Commerce ban hành, quy định trách nhiệm, chi phí và điểm chuyển giao rủi ro giữa người bán và người mua. Dưới đây là ý nghĩa chung của 11 điều kiện trong Incoterms® 2020, chỉ mang tính tham khảo về ngôn ngữ, không thay thế tư vấn pháp lý hoặc hướng dẫn thực hiện hợp đồng.
| Thuật ngữ | Nghĩa trong công việc | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | Người mua chịu trách nhiệm hầu hết các bước kể từ khi lấy hàng tại kho người bán | This order is quoted under EXW terms. |
| FCA (Free Carrier) | Người bán giao hàng cho bên vận chuyển do người mua chỉ định | The goods will be delivered under FCA at our warehouse. |
| FAS (Free Alongside Ship) | Người bán hoàn thành giao hàng khi hàng được đặt dọc mạn tàu tại cảng xếp hàng đã chỉ định | The contract uses FAS Hai Phong Port. |
| FOB (Free On Board) | Người bán giao hàng khi hàng đã được xếp lên tàu | Please confirm the price under FOB terms. |
| CFR (Cost and Freight) | Người bán trả cước vận chuyển đến cảng đích, rủi ro chuyển khi hàng lên tàu | The quotation is based on CFR to the destination port. |
| CIF (Cost, Insurance and Freight) | Tương tự CFR, người bán còn phải mua bảo hiểm cho lô hàng | We usually quote CIF for overseas customers. |
| CPT (Carriage Paid To) | Người bán trả cước vận chuyển đến địa điểm chỉ định, áp dụng cho mọi phương thức | This shipment is arranged under CPT terms. |
| CIP (Carriage and Insurance Paid To) | Tương tự CPT, người bán còn phải mua bảo hiểm cho lô hàng | The contract specifies CIP to the buyer’s warehouse. |
| DAP (Delivered At Place) | Người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng sẵn sàng tại nơi đến, chưa dỡ hàng | Delivery is under DAP at the buyer’s facility. |
| DPU (Delivered At Place Unloaded) | Người bán chịu trách nhiệm đến khi hàng đã được dỡ tại nơi đến | DPU requires the seller to unload the goods. |
| DDP (Delivered Duty Paid) | Người bán chịu trách nhiệm cao nhất, bao gồm cả thuế nhập khẩu | The customer requested delivery under DDP terms. |
Từ vựng về hải quan và thông quan
| Thuật ngữ | Nghĩa trong công việc | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| Customs | Cơ quan hải quan quản lý hàng hóa qua biên giới | Customs requested additional documents for this shipment. |
| Customs clearance | Thủ tục thông quan hàng hóa | The documents are ready for customs clearance. |
| Customs duty | Thuế nhập khẩu hoặc xuất khẩu | Please confirm the customs duty payable for this shipment. |
| Tariff | Biểu thuế áp dụng cho một loại hàng hóa | Please check the applicable tariff for this product. |
| HS code | Mã số phân loại hàng hóa dùng trong thương mại quốc tế | Could you confirm the correct HS code? |
| Customs value | Trị giá hải quan được sử dụng làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế và quản lý hải quan | Customs may review the declared customs value. |
| Inspection | Việc kiểm tra hàng hóa bởi cơ quan chức năng | The shipment was selected for inspection. |
| Restricted goods | Hàng hóa bị hạn chế xuất hoặc nhập khẩu | Please check if this item is on the restricted goods list. |
| Release | Việc giải phóng hàng hóa sau khi hoàn tất thủ tục | The cargo was released after the duty was paid. |
| Bonded warehouse | Kho ngoại quan, nơi lưu hàng chưa nộp thuế | The goods are currently stored in a bonded warehouse. |
| Import license | Giấy phép nhập khẩu cho một số loại hàng hóa | Do we need an import license for this item? |
| Export license | Giấy phép xuất khẩu cho một số loại hàng hóa | The export license is still being processed. |
Từ vựng về cập nhật tiến độ và xử lý sự cố
| Thuật ngữ | Nghĩa trong công việc | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| Shipment status | Tình trạng hiện tại của lô hàng | Could you update us on the shipment status? |
| Delay | Sự chậm trễ so với lịch trình ban đầu | There is a two-day delay due to the weather. |
| Rolled cargo | Hàng bị dồn sang chuyến tàu sau do quá tải | Our cargo was rolled to the next vessel. |
| Missed connection | Lỡ chuyến nối do lịch trình không khớp | The shipment had a missed connection at the transshipment port. |
| Damaged cargo | Hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển | We found damaged cargo upon arrival. |
| Shortage | Tình trạng thiếu hàng so với chứng từ | There is a shortage of five cartons. |
| Discrepancy | Sự sai lệch giữa các chứng từ hoặc giữa chứng từ và hàng thực tế | There seems to be a discrepancy between the invoice and the packing list. |
| Amendment | Việc chỉnh sửa một chứng từ đã phát hành | We need an amendment to the bill of lading. |
| Revised document | Chứng từ đã được chỉnh sửa lại | Please send the revised document as soon as possible. |
| Hold | Trạng thái tạm giữ lô hàng, chưa được xử lý tiếp | The shipment is on hold pending customs review. |
| Claim | Yêu cầu bồi thường hoặc khiếu nại | The customer filed a claim for the damaged goods. |
| Force majeure | Sự kiện bất khả kháng ảnh hưởng đến việc giao hàng | The delay was caused by a force majeure event. |
| Root cause | Nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề phát sinh | We are still investigating the root cause of the delay. |
| Corrective action | Biện pháp khắc phục sau khi phát hiện lỗi | Please share the corrective action for this issue. |
| Escalation | Việc chuyển vấn đề lên cấp cao hơn để xử lý | We may need an escalation if this is not resolved today. |
Cụm từ tiếng Anh thường dùng trong email và cuộc gọi
| Cụm từ | Nghĩa trong công việc | Ví dụ sử dụng |
|---|---|---|
| Please confirm… | Dùng để yêu cầu xác nhận một thông tin cụ thể | Please confirm the shipping date. |
| Could you update us on…? | Dùng để hỏi tiến độ của một việc | Could you update us on the customs clearance? |
| Please find attached… | Dùng khi gửi kèm tài liệu trong email | Please find attached the revised invoice. |
| There seems to be a discrepancy… | Dùng khi chỉ ra điểm không khớp giữa các chứng từ | There seems to be a discrepancy in the quantity. |
| Could you issue a revised…? | Dùng để yêu cầu phát hành lại một chứng từ | Could you issue a revised packing list? |
| We are following up on… | Dùng để nhắc lại một yêu cầu chưa có phản hồi | We are following up on our previous email. |
| Please advise the estimated… | Dùng để hỏi thời gian hoặc số liệu dự kiến | Please advise the estimated delivery date. |
| Could you please repeat that? | Dùng khi chưa nghe rõ trong cuộc gọi | Could you please repeat that last part? |
| We would like to request… | Dùng để đưa ra một đề nghị lịch sự | We would like to request an earlier delivery. |
| Please let us know if… | Dùng để mở ngỏ một tình huống có thể xảy ra | Please let us know if there are any changes. |
| As discussed, we will… | Dùng để xác nhận lại điều đã thống nhất trước đó | As discussed, we will ship the order next week. |
| Kindly confirm receipt of… | Dùng để yêu cầu xác nhận đã nhận được tài liệu | Kindly confirm receipt of the shipping documents. |
| We look forward to your reply. | Dùng để kết thúc email một cách lịch sự | We look forward to your reply at your earliest convenience. |
| Please arrange for… | Dùng để yêu cầu sắp xếp một việc cụ thể | Please arrange for the container pickup on Friday. |
| Thank you for your prompt response. | Dùng để cảm ơn khi nhận phản hồi nhanh | Thank you for your prompt response to our request. |
Cách học từ vựng để áp dụng vào công việc
Chọn nhóm từ liên quan trực tiếp đến vị trí đang làm, thay vì học tất cả các bảng trong bài cùng lúc.
Học theo cụm từ và câu, thay vì ghi nhớ một từ riêng lẻ. Ví dụ, học nguyên cụm issue a revised document sẽ dễ dùng hơn học riêng từng từ.
Đặt từ vào email, cuộc gọi, cuộc họp hoặc một tình huống công việc thật, thay vì chỉ đọc qua danh sách.
Ghi lại những từ bạn thường đọc sai, nghe nhầm hoặc dùng chưa chính xác để ôn tập định kỳ. Nếu muốn xây dựng một lộ trình tự học online bài bản hơn, có thể tham khảo bài học tiếng Anh xuất nhập khẩu online.
Luyện tiếng Anh giao tiếp công việc tại Aten
Biết từ vựng là bước đầu, nhưng sử dụng được từ đó trong email, cuộc gọi và trao đổi trực tiếp lại là một kỹ năng khác cần luyện riêng.
Aten tập trung vào tiếng Anh giao tiếp thực hành cho người đi làm, với khoảng 80% thời lượng dành cho thực hành, học theo mô hình 3 kèm 1 và lớp tối đa 10 học viên. Aten không đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu, chỉ hỗ trợ phần ngôn ngữ và phản xạ giao tiếp.
Kết quả học tập còn tùy điểm xuất phát, mục tiêu và mức độ luyện tập của từng người, không phải học viên nào cũng đạt cùng một kết quả.
Nếu bạn muốn luyện tiếng Anh giao tiếp sát với công việc của mình, bạn có thể kiểm tra trình độ và nhận lộ trình phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Có cần học thuộc đủ 500 từ vựng xuất nhập khẩu không?
Không cần học thuộc toàn bộ danh sách. Nên ưu tiên từ và cụm từ liên quan trực tiếp đến công việc hằng ngày của bạn, rồi mở rộng dần khi cần.
Người mới nên bắt đầu từ nhóm từ nào?
Nên bắt đầu từ nhóm gắn với công việc thực tế đang làm, ví dụ nhóm chứng từ nếu bạn làm chứng từ, hoặc nhóm vận chuyển nếu bạn làm operations.
Có cần ghi nhớ toàn bộ 11 điều kiện Incoterms® không?
Không nhất thiết. Nên nắm ý nghĩa chung của các điều kiện thường xuất hiện trong công việc của bạn, và tra cứu lại khi gặp điều kiện ít dùng hơn.
Chỉ học từ vựng có đủ để giao tiếp trong công việc không?
Chưa đủ. Ngoài từ vựng, bạn còn cần luyện cách diễn đạt trong câu, phản xạ nghe nói và cách xử lý tình huống thực tế. Nếu bạn sắp phỏng vấn cho một vị trí trong ngành, có thể tham khảo thêm bài phỏng vấn tiếng Anh xuất nhập khẩu.
Nguồn tham khảo
- International Chamber of Commerce, Incoterms® rules
- FIATA Documents and Resources
- World Customs Organization, Glossary of International Customs Terms
Thông tin bài viết
Biên soạn: Đội ngũ Nội dung Aten English
Nguồn tham khảo: International Chamber of Commerce, FIATA và World Customs Organization
Cập nhật: 23/09/2026
