Sau khi trao đổi nhu cầu với khách hàng, Sales thường cần gửi quotation qua email, tóm tắt phạm vi báo giá và làm rõ những thông tin như payment terms, thời gian giao hàng hoặc thời hạn hiệu lực.
Một email báo giá bằng tiếng Anh không cần dài. Tuy nhiên, người nhận phải hiểu rõ báo giá dành cho sản phẩm hoặc phạm vi nào, file nào được đính kèm, những điều kiện chính là gì và họ cần thực hiện bước tiếp theo như thế nào.
Nội dung dưới đây dành cho Sales B2B, Export Sales và International Sales gửi báo giá cho khách hàng. Bài viết không hướng dẫn email xin báo giá của bộ phận mua hàng hoặc procurement.
Tóm tắt nhanh
Một email báo giá bằng tiếng Anh thường gồm:
- Subject thể hiện rõ mục đích và sản phẩm hoặc dự án liên quan.
- Lời chào phù hợp với người nhận.
- Câu dẫn lại cuộc trao đổi hoặc yêu cầu của khách hàng.
- Câu thông báo quotation được đính kèm.
- Tóm tắt phạm vi, giá và các điều khoản cần thiết.
- Thời hạn hiệu lực của báo giá.
- Lời mời khách hỏi lại hoặc yêu cầu làm rõ.
- Bước tiếp theo và lời kết email.
Các mẫu trong bài sử dụng thông tin để trống trong ngoặc vuông. Trước khi gửi, cần thay bằng dữ liệu đã được doanh nghiệp xác nhận.
Cấu trúc email báo giá bằng tiếng Anh cho Sales B2B
1. Viết subject rõ nội dung báo giá
Subject nên giúp khách hàng nhận ra ngay email liên quan đến sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án nào.
Mẫu subject:
Quotation for [product or service]Quotation for [project name] - [reference number]Updated Quotation for [product or service]Quotation Following Our Meeting on [date]Revised Quotation Based on Your Requirements
Không nên chỉ viết Quotation hoặc Price vì người nhận có thể đang làm việc với nhiều nhà cung cấp và nhiều báo giá khác nhau.
2. Mở đầu và dẫn lại ngữ cảnh
Nếu báo giá được gửi sau cuộc họp, sales call hoặc một email trao đổi, hãy nhắc ngắn gọn ngữ cảnh để người nhận biết báo giá dựa trên thông tin nào.
Mẫu câu:
Thank you for discussing your requirements with us.
Cảm ơn anh/chị đã trao đổi với chúng tôi về các yêu cầu.
Following our meeting on [date], I am sending you our quotation for [product or service].
Sau cuộc họp ngày [ngày], tôi gửi anh/chị báo giá cho [sản phẩm hoặc dịch vụ].
Based on the requirements you shared, we have prepared a quotation for [scope].
Dựa trên những yêu cầu anh/chị đã cung cấp, chúng tôi đã chuẩn bị báo giá cho [phạm vi].
Thank you for your interest in [product or service].
Cảm ơn anh/chị đã quan tâm đến [sản phẩm hoặc dịch vụ].
Không cần mở đầu bằng một đoạn hỏi thăm dài nếu hai bên đang trao đổi công việc thường xuyên.
3. Nói đã đính kèm quotation
Câu thông báo file đính kèm cần ngắn và nói rõ đó là báo giá cho nội dung nào.
Mẫu câu trang trọng, phổ biến:
Please find attached our quotation for [product or service].
Vui lòng xem báo giá đính kèm của chúng tôi dành cho [sản phẩm hoặc dịch vụ].
Please find attached our quotation [reference number] for your review.
Vui lòng xem báo giá số [mã tham chiếu] được đính kèm để anh/chị xem xét.
Mẫu câu tự nhiên, trực tiếp hơn:
I have attached our quotation for [product or service].
Tôi đã đính kèm báo giá của chúng tôi dành cho [sản phẩm hoặc dịch vụ].
Attached is our updated quotation based on the requirements discussed.
Đính kèm là báo giá đã cập nhật dựa trên những yêu cầu hai bên đã trao đổi.
I am sending you the revised quotation for your review.
Tôi gửi anh/chị báo giá đã điều chỉnh để xem xét.
Trước khi gửi, cần kiểm tra đúng file, đúng phiên bản và đúng người nhận. Nếu có nhiều tài liệu, hãy liệt kê ngắn gọn các file được đính kèm.
Cách nêu phạm vi và giá trong email báo giá
Email không nhất thiết phải lặp lại toàn bộ bảng báo giá. Tuy nhiên, nên tóm tắt những thông tin chính để người nhận biết file đính kèm đang bao gồm những gì.
Nêu phạm vi được báo giá
The quotation covers [products, services or scope].
Báo giá bao gồm [sản phẩm, dịch vụ hoặc phạm vi].
This quotation is based on the specifications provided in your email dated [date].
Báo giá này được lập dựa trên các thông số được cung cấp trong email ngày [ngày].
The quoted scope includes [item or service].
Phạm vi được báo giá bao gồm [hạng mục hoặc dịch vụ].
The following items are not included in the current quotation: [items].
Các hạng mục sau chưa được bao gồm trong báo giá hiện tại: [các hạng mục].
Any work outside the agreed scope will be quoted separately.
Các công việc nằm ngoài phạm vi đã thống nhất sẽ được báo giá riêng.
Chỉ sử dụng câu về hạng mục chưa bao gồm khi thông tin này đã được bộ phận phụ trách xác nhận.
Nêu giá
The total quoted amount is [amount and currency].
Tổng giá trị báo giá là [số tiền và loại tiền tệ].
The unit price for [item] is [amount and currency].
Đơn giá cho [hạng mục] là [số tiền và loại tiền tệ].
The quoted price includes [applicable items].
Mức giá được báo đã bao gồm [các hạng mục áp dụng].
The quoted price does not include [applicable tax, fee or service].
Mức giá được báo chưa bao gồm [thuế, phí hoặc dịch vụ áp dụng].
Cần ghi rõ loại tiền tệ và kiểm tra xem giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế, phí hoặc các chi phí liên quan. Không nên dùng một con số trong email nếu con số đó khác với file quotation đính kèm.
Cách viết payment terms, delivery terms và thời hạn hiệu lực
Các điều khoản trong email phải khớp với quotation và chính sách đã được doanh nghiệp duyệt. Mẫu câu dưới đây chỉ hỗ trợ cách diễn đạt, không thay thế việc kiểm tra điều khoản thương mại.
Payment terms
Our payment terms are [confirmed payment terms].
Điều khoản thanh toán của chúng tôi là [điều khoản đã xác nhận].
Payment is due within [number] days of the invoice date.
Thanh toán đến hạn trong vòng [số ngày] kể từ ngày xuất hóa đơn.
A deposit of [percentage] is required upon order confirmation, with the balance due [confirmed condition].
Khoản đặt cọc [tỷ lệ] được yêu cầu khi xác nhận đơn hàng, phần còn lại đến hạn vào [điều kiện đã xác nhận].
Please refer to the attached quotation for the full payment terms.
Vui lòng xem báo giá đính kèm để biết đầy đủ điều khoản thanh toán.
Delivery terms và thời gian giao hàng
The estimated delivery time is [period] after order confirmation.
Thời gian giao hàng dự kiến là [thời gian] sau khi xác nhận đơn hàng.
Delivery is expected within [number] business days after [confirmed condition].
Việc giao hàng dự kiến diễn ra trong vòng [số] ngày làm việc sau khi [điều kiện đã xác nhận].
The delivery schedule will be confirmed after we receive [required confirmation or document].
Lịch giao hàng sẽ được xác nhận sau khi chúng tôi nhận được [xác nhận hoặc tài liệu cần thiết].
Please refer to the quotation for the applicable delivery terms.
Vui lòng xem báo giá để biết các điều khoản giao hàng áp dụng.
Không tự thêm Incoterms, địa điểm giao hàng hoặc mốc thời gian nếu các thông tin này chưa được xác nhận.
Thời hạn hiệu lực của báo giá
This quotation is valid until [date].
Báo giá này có hiệu lực đến ngày [ngày].
This quotation is valid for [number] days from the date of issue.
Báo giá này có hiệu lực trong [số] ngày kể từ ngày phát hành.
The quoted prices are valid until [date].
Các mức giá được báo có hiệu lực đến ngày [ngày].
Please confirm your order before the quotation expires.
Vui lòng xác nhận đơn hàng trước khi báo giá hết hiệu lực.
Cách mời khách hỏi lại và chốt bước tiếp theo
Sau khi cung cấp thông tin báo giá, email nên nói rõ khách hàng có thể hỏi lại điều gì và cần làm gì nếu muốn tiếp tục.
Mời khách yêu cầu làm rõ
Please let me know if you have any questions about the quotation.
Anh/chị vui lòng cho tôi biết nếu có câu hỏi về báo giá.
Please let us know if you need any clarification regarding the scope or payment terms.
Vui lòng cho chúng tôi biết nếu anh/chị cần làm rõ thêm về phạm vi hoặc điều khoản thanh toán.
I would be happy to clarify any item in the quotation.
Tôi sẵn sàng làm rõ bất kỳ hạng mục nào trong báo giá.
If any of the requirements have changed, please let us know so we can review the quotation.
Nếu có yêu cầu nào thay đổi, vui lòng thông báo để chúng tôi có thể xem xét lại báo giá.
Chốt next step
If the quotation meets your requirements, please reply to confirm.
Nếu báo giá đáp ứng yêu cầu, vui lòng phản hồi email để xác nhận.
If you would like to proceed, please confirm [required information].
Nếu muốn tiếp tục, vui lòng xác nhận [thông tin cần thiết].
Once we receive your confirmation, we will [confirmed next step].
Sau khi nhận được xác nhận, chúng tôi sẽ [bước tiếp theo đã được xác nhận].
Please let us know how you would like to proceed.
Vui lòng cho chúng tôi biết anh/chị muốn tiếp tục theo hướng nào.
Nếu khách phản hồi bằng yêu cầu giảm giá, thay đổi payment terms hoặc điều chỉnh phạm vi, phần trao đổi tiếp theo đã chuyển sang tình huống thương lượng. Bạn có thể tham khảo cách đàm phán giá và điều khoản bằng tiếng Anh cho Sales B2B để xử lý đúng ranh giới giữa làm rõ báo giá và thương lượng.
Mẫu email báo giá bằng tiếng Anh hoàn chỉnh
Các mẫu dưới đây sử dụng thông tin trung tính và placeholder. Không sao chép nguyên email mà chưa thay người nhận, sản phẩm, phạm vi, điều khoản và bước tiếp theo.
Mẫu 1: Gửi báo giá sau cuộc họp với khách hàng
Subject: Quotation for [product or service] - [reference number]
Dear [Name],
Thank you for your time during our meeting on [date].
As discussed, please find attached our quotation for [product or service]. The quotation covers [brief scope].
The total quoted amount is [amount and currency]. Our payment terms are [confirmed payment terms], and the estimated delivery time is [confirmed delivery period]. This quotation is valid until [date].
Please review the attached quotation and let me know if you have any questions or would like us to clarify any item.
If the quotation meets your requirements, please reply to confirm [required next step].
Best regards,
[Name] [Job title] [Company]
Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên],
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian trong cuộc họp ngày [ngày].
Như đã trao đổi, vui lòng xem báo giá đính kèm của chúng tôi dành cho [sản phẩm hoặc dịch vụ]. Báo giá bao gồm [phạm vi ngắn gọn].
Tổng giá trị báo giá là [số tiền và loại tiền tệ]. Điều khoản thanh toán là [điều khoản đã xác nhận] và thời gian giao hàng dự kiến là [thời gian đã xác nhận]. Báo giá có hiệu lực đến ngày [ngày].
Vui lòng xem báo giá đính kèm và cho tôi biết nếu anh/chị có câu hỏi hoặc muốn chúng tôi làm rõ hạng mục nào.
Nếu báo giá đáp ứng yêu cầu, vui lòng phản hồi để xác nhận [bước tiếp theo cần thiết].
Trân trọng,
[Tên]
[Chức danh]
[Công ty]
Mẫu 2: Gửi báo giá dựa trên yêu cầu khách đã cung cấp
Subject: Quotation Based on Your Requirements - [project or product]
Dear [Name],
Thank you for sharing the detailed requirements for [project, product or service].
Based on the information provided, we have prepared the attached quotation for your review. The quotation covers [scope] and is based on [relevant specifications or quantities].
Please note that any additional requirements outside the current scope will need to be reviewed and quoted separately. The quotation is valid until [date].
Please let me know if any requirement needs to be clarified or updated. If everything is in order, please confirm [next step].
Kind regards,
[Name] [Job title] [Company]
Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên],
Cảm ơn anh/chị đã cung cấp các yêu cầu chi tiết cho [dự án, sản phẩm hoặc dịch vụ].
Dựa trên thông tin được cung cấp, chúng tôi đã chuẩn bị báo giá đính kèm để anh/chị xem xét. Báo giá bao gồm [phạm vi] và được lập dựa trên [thông số hoặc số lượng liên quan].
Xin lưu ý rằng các yêu cầu bổ sung nằm ngoài phạm vi hiện tại sẽ cần được xem xét và báo giá riêng. Báo giá có hiệu lực đến ngày [ngày].
Vui lòng cho tôi biết nếu có yêu cầu nào cần được làm rõ hoặc cập nhật. Nếu mọi thông tin đã phù hợp, vui lòng xác nhận [bước tiếp theo].
Trân trọng,
[Tên]
[Chức danh]
[Công ty]
Cách follow-up sau khi gửi quotation
Follow-up trong bài này chỉ áp dụng sau khi Sales đã gửi quotation. Nội dung follow-up nên nhắc đúng báo giá, hỏi khách có cần làm rõ thông tin không và xác định bước tiếp theo.
Không có một khoảng thời gian follow-up cố định cho mọi trường hợp. Thời điểm liên hệ lại cần dựa trên thời gian hai bên đã thống nhất, quy trình của khách hàng, mức độ phức tạp của báo giá và ngày hết hiệu lực.
Mẫu câu follow-up
I am following up on the quotation we sent on [date].
Tôi liên hệ lại về báo giá chúng tôi đã gửi ngày [ngày].
Have you had a chance to review the quotation?
Anh/chị đã có thời gian xem báo giá chưa?
Please let me know if you have any questions about the scope, pricing or terms.
Vui lòng cho tôi biết nếu anh/chị có câu hỏi về phạm vi, giá hoặc điều khoản.
Is there any additional information you need before making a decision?
Anh/chị có cần thêm thông tin nào trước khi đưa ra quyết định không?
Please let us know whether the proposed timeline still works for your team.
Vui lòng cho chúng tôi biết thời gian đề xuất có còn phù hợp với đội ngũ của anh/chị không.
Mẫu 3: Email follow-up sau khi gửi báo giá
Subject: Follow-up on Quotation [reference number]
Dear [Name],
I am following up on quotation [reference number], which we sent on [date] for [product or service].
Have you had a chance to review it? Please let me know if you have any questions about the scope, pricing, payment terms or delivery timeline.
If your requirements or project timeline have changed, please let us know so we can review the quotation accordingly.
I look forward to your feedback.
Best regards,
[Name] [Job title] [Company]
Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên],
Tôi liên hệ lại về báo giá số [mã tham chiếu] mà chúng tôi đã gửi ngày [ngày] cho [sản phẩm hoặc dịch vụ].
Anh/chị đã có thời gian xem báo giá chưa? Vui lòng cho tôi biết nếu anh/chị có câu hỏi về phạm vi, giá, điều khoản thanh toán hoặc thời gian giao hàng.
Nếu yêu cầu hoặc tiến độ dự án đã thay đổi, vui lòng thông báo để chúng tôi có thể xem xét lại báo giá cho phù hợp.
Tôi mong nhận được phản hồi từ anh/chị.
Trân trọng,
[Tên]
[Chức danh]
[Công ty]
Mẫu email báo giá ngắn cho người trình độ A2-B1
Người ở trình độ A2-B1 nên ưu tiên câu ngắn, mỗi câu đảm nhiệm một chức năng. Không cần dùng nhiều từ trang trọng nếu chưa kiểm soát được cấu trúc.
Subject: Quotation for [product or service]
Dear [Name],
Thank you for your interest in [product or service].
Please find attached our quotation for your review. It includes [brief scope] and is valid until [date].
Please let me know if you have any questions. If you would like to proceed, please reply to confirm [next step].
Best regards,
[Name]
Dịch nghĩa:
Kính gửi [Tên],
Cảm ơn anh/chị đã quan tâm đến [sản phẩm hoặc dịch vụ].
Vui lòng xem báo giá đính kèm. Báo giá bao gồm [phạm vi ngắn gọn] và có hiệu lực đến ngày [ngày].
Vui lòng cho tôi biết nếu anh/chị có câu hỏi. Nếu muốn tiếp tục, vui lòng phản hồi để xác nhận [bước tiếp theo].
Trân trọng,
[Tên]
Sau khi viết theo mẫu, cần kiểm tra lại tên người nhận, file đính kèm, con số, loại tiền tệ, ngày hiệu lực và điều khoản. Mẫu câu đúng không thể bù cho dữ liệu báo giá bị sai hoặc thiếu.
Những lỗi thường gặp khi viết email báo giá
Subject quá chung chung
Quotation không giúp người nhận xác định email liên quan đến sản phẩm hoặc dự án nào. Nên bổ sung sản phẩm, dịch vụ, dự án hoặc mã tham chiếu.
Quên file đính kèm
Nếu trong email có câu Please find attached... nhưng không có file, người nhận sẽ phải liên hệ lại. Nên kiểm tra file ngay trước khi bấm gửi.
Không ghi rõ loại tiền tệ
Một con số không có loại tiền tệ có thể gây hiểu nhầm, đặc biệt khi hai bên làm việc ở các thị trường khác nhau.
Nội dung email không khớp quotation
Giá, phạm vi, thời gian giao hàng và ngày hiệu lực trong email phải thống nhất với file đính kèm.
Dùng câu chưa tự nhiên
Không nên viết:
I send you quotation.
Nên viết:
I am sending you our quotation.
Hoặc:
Please find attached our quotation.
Không nên viết:
Please check and feedback.
Nên viết:
Please review the quotation and let me know your feedback.
Hoặc:
Please let me know if you have any questions.
Không nên viết:
The price is expired on [date].
Nên viết:
This quotation is valid until [date].
Đưa quá nhiều nội dung vào thân email
Email nên tóm tắt thông tin quan trọng và hướng người nhận đến quotation đính kèm. Không cần sao chép toàn bộ bảng giá, mô tả kỹ thuật hoặc điều khoản dài vào thân email.
Câu hỏi thường gặp
Quote và quotation có khác nhau không?
Cả hai đều có thể chỉ mức giá doanh nghiệp đề xuất cho khách hàng. Quotation thường trang trọng hơn và phù hợp với tên tài liệu chính thức. Quote ngắn gọn hơn và được dùng phổ biến trong giao tiếp công việc.
Nên ghi giá trong email hay chỉ để trong file đính kèm?
Điều này phụ thuộc vào quy trình của doanh nghiệp và mức độ phức tạp của báo giá. Email có thể tóm tắt tổng giá trị hoặc những thông tin chính, nhưng các con số phải thống nhất với quotation đính kèm.
Có bắt buộc dùng câu “Please find attached” không?
Không. Đây là cách viết phổ biến và phù hợp với email công việc. Bạn cũng có thể viết I have attached our quotation for your review hoặc Attached is our updated quotation.
Sau khi gửi báo giá bao lâu thì nên follow-up?
Không có một mốc chung cho mọi khách hàng. Nên dựa trên thời điểm đã thống nhất, quy trình phê duyệt của khách, tiến độ dự án và thời hạn hiệu lực của báo giá.
Người ở trình độ A2 có thể tự viết email báo giá không?
Có thể bắt đầu bằng mẫu ngắn và thay thông tin theo từng trường hợp. Tuy nhiên, các phần liên quan đến giá, payment terms, delivery terms và phạm vi vẫn cần được kiểm tra theo dữ liệu đã phê duyệt.
Bài này có hướng dẫn email xin báo giá bằng tiếng Anh không?
Không. Nội dung tập trung vào email Sales gửi quotation cho khách hàng. Email xin hoặc yêu cầu báo giá thuộc intent procurement, purchasing hoặc mua hàng và không được gộp vào C06.
Luyện tiếng Anh giao tiếp cho công việc Sales tại Aten
Biết mẫu email giúp người làm Sales xử lý phần viết nhanh hơn, nhưng công việc thực tế còn có các bước như trao đổi nhu cầu, gọi điện, họp, làm rõ báo giá và phản hồi khi khách hỏi thêm.
Aten tập trung vào nền tảng và giao tiếp thực hành cho người đi làm. Khoảng 80% thời lượng dành cho thực hành, lớp tối đa 10 học viên và học viên được sửa phát âm, cách đặt câu, cách diễn đạt trực tiếp.
Nếu cần xác định những kỹ năng nên ưu tiên theo công việc hiện tại, bạn có thể tham khảo lộ trình tiếng Anh giao tiếp cho Sales B2B và Sales xuất khẩu.
Đăng ký kiểm tra trình độ
Nếu bạn thường mất nhiều thời gian soạn email hoặc chưa tự tin khi khách hàng hỏi lại qua cuộc gọi và cuộc họp, có thể đăng ký kiểm tra trình độ tại Aten để được tư vấn nội dung cần ưu tiên.
Nguồn tham khảo
- British Council LearnEnglish – English for emails
- British Council LearnEnglish – Unit 2: Sending and receiving emails
- British Council LearnEnglish – Unit 4: Starting and finishing emails
- British Council LearnEnglish – Unit 7: Organising your writing
- British Council LearnEnglish – Unit 9: Email etiquette
- Cambridge Dictionary – Quotation
- Cambridge Dictionary – Payment terms
- Cambridge Dictionary – Delivery terms
Thông tin bài viết
Biên soạn: Đội ngũ Nội dung Aten English
Kiểm duyệt chuyên môn: Bộ phận Đào tạo Aten English
Cập nhật: 27/09/2026
