Đàm phán giá và điều khoản bằng tiếng Anh cho Sales B2B

Khi khách hàng đề nghị giảm giá, thay đổi điều khoản thanh toán, lịch giao hàng hoặc phạm vi công việc, người làm Sales cần vừa hiểu đúng yêu cầu vừa phản hồi rõ giới hạn có thể điều chỉnh. Bài viết này tập trung vào ngôn ngữ dùng trong những tình huống đó: làm rõ đề nghị, giải thích lập trường, đưa ra phương án thay thế, xác nhận điều khoản và chốt bước tiếp theo.

Đây không phải hướng dẫn xây dựng chiến lược giá hay đào tạo nghiệp vụ đàm phán. Các mẫu câu cần được điều chỉnh theo chính sách, thẩm quyền và thông tin đã được doanh nghiệp xác nhận.

Tóm tắt nhanh

• Không nên trả lời ngay bằng “yes” hoặc “no” khi khách yêu cầu giảm giá; trước hết cần làm rõ lý do và điều khách ưu tiên.
• Nếu không thể giảm giá, có thể đề xuất điều chỉnh phạm vi, số lượng, lịch giao hàng hoặc điều khoản khác trong giới hạn được phép.
• Mọi nhượng bộ cần gắn với một điều kiện rõ ràng, không hứa vượt quá thẩm quyền.
• Trước khi kết thúc, cần nhắc lại giá, phạm vi, điều khoản đã thống nhất và hành động tiếp theo.

Cần chuẩn bị gì trước khi đàm phán bằng tiếng Anh?

Trước buổi trao đổi, Sales nên xác nhận nội bộ những thông tin sau:

• Mức giá và phạm vi đã được phê duyệt.
• Những điều khoản có thể hoặc không thể điều chỉnh.
• Phương án thay thế có thể đề xuất.
• Thông tin cần hỏi lại khách hàng.
• Người có thẩm quyền xác nhận quyết định cuối cùng.
• Bước tiếp theo nếu hai bên chưa thể chốt ngay.

Nếu phần thương lượng diễn ra trong một cuộc gọi, bạn có thể xem trước cấu trúc sales call bằng tiếng Anh để chuẩn bị cách mở đầu, làm rõ thông tin và kết thúc cuộc gọi. Bài này chỉ đi sâu vào phần giá, điều khoản và phạm vi.

Cấu trúc đàm phán giá và điều khoản bằng tiếng Anh trong 6 bước

Bước 1: Xác nhận đúng đề nghị của khách hàng

Trước khi phản hồi, hãy nhắc lại điều khách đang đề nghị để tránh hiểu sai.

• If I understand correctly, you’re asking for a lower unit price for this order.
  (Nếu tôi hiểu đúng, anh/chị đang đề nghị đơn giá thấp hơn cho đơn hàng này)
• Just to clarify, would you like to change the payment terms from 30 to 45 days?
  (Để làm rõ hơn, anh/chị muốn thay điều khoản thanh toán từ 30 ngày thành 45 ngày, đúng không?)

Bước 2: Ghi nhận mối quan tâm của khách

Ghi nhận không có nghĩa là đồng ý. Mục đích là cho khách biết bạn đã hiểu điểm họ quan tâm.

• I understand your concern about the price.
  (Tôi hiểu lo ngại của anh/chị về giá)
• I see why the delivery schedule is important to your team.
  (Tôi hiểu vì sao lịch giao hàng quan trọng với đội của anh/chị)

Bước 3: Hỏi thêm để xác định ưu tiên

Một yêu cầu giảm giá có thể liên quan đến ngân sách, số lượng, phạm vi hoặc điều khoản thanh toán. Cần hỏi rõ trước khi đề xuất phương án.

• Could you share what is driving the request for a lower price?
  (Anh/chị có thể chia sẻ lý do cần mức giá thấp hơn không?)
• Which is the highest priority for you: the price, the delivery date, or the scope?
  (Với anh/chị, yếu tố nào quan trọng nhất: giá, ngày giao hàng hay phạm vi công việc?

Bước 4: Nêu lập trường và giới hạn có thể điều chỉnh

Tránh trả lời mơ hồ hoặc dùng những câu mang tính đối đầu. Nêu rõ yếu tố làm cơ sở cho mức giá hoặc điều khoản hiện tại.

• The current price is based on the agreed scope and delivery schedule.
  (Mức giá hiện tại dựa trên phạm vi và lịch giao hàng đã thống nhất)
• We’re unable to extend the payment term to 60 days, but we can review a 45-day option.
  (Chúng tôi không thể kéo dài thời hạn thanh toán lên 60 ngày, nhưng có thể xem xét phương án 45 ngày)

Bước 5: Đề xuất phương án thay thế hoặc nhượng bộ có điều kiện

Nếu được phép điều chỉnh, hãy nói rõ bạn có thể thay đổi điều gì và điều kiện đi kèm là gì.

• If the order volume increases to [quantity], we may be able to offer a better unit price.
  (Nếu số lượng đơn hàng tăng lên [số lượng], chúng tôi có thể xem xét mức đơn giá tốt hơn)
• We could adjust the delivery schedule, provided that the order is confirmed by Friday.
  (Chúng tôi có thể điều chỉnh lịch giao hàng, với điều kiện đơn hàng được xác nhận chậm nhất vào thứ Sáu)

Bước 6: Xác nhận điều khoản và chốt bước tiếp theo

Kết thúc bằng một bản tóm tắt ngắn để hai bên hiểu giống nhau.

• To confirm, we’ve agreed on the revised price, a 45-day payment term and delivery in two batches.
  (Để xác nhận, chúng tôi đã thống nhất mức giá điều chỉnh, thời hạn thanh toán 45 ngày và giao hàng thành hai đợt)
• I’ll send the revised proposal this afternoon for your review.
  (Tôi sẽ gửi đề xuất đã điều chỉnh vào chiều nay để anh/chị xem lại)

Phản hồi khi khách hàng yêu cầu giảm giá

Khi cần hỏi rõ lý do giảm giá

• Could you tell me which part of the offer doesn’t fit your budget?
  (Anh/chị có thể cho biết phần nào của đề xuất chưa phù hợp với ngân sách không?)
• Is the concern mainly the unit price or the total project cost?
  (Mối quan tâm chính là đơn giá hay tổng chi phí dự án?)

Khi chưa thể đồng ý ngay

• Let me review the request with my team before I confirm.
  (Để tôi xem xét yêu cầu này với nhóm của mình trước khi xác nhận.)
• I can’t confirm that discount yet, but I’ll check what options are available.
  (Tôi chưa thể xác nhận mức giảm giá đó, nhưng sẽ kiểm tra các phương án có thể áp dụng)

Khi không thể giảm giá theo đề nghị

• We’re unable to offer that level of discount at the current volume.
  (Với khối lượng đơn hàng hiện tại, chúng tôi chưa thể áp dụng mức chiết khấu như vậy)
• We can’t reduce the price further without changing the scope.
  (Chúng tôi không thể giảm thêm giá nếu không điều chỉnh phạm vi)

Khi có thể đưa ra phương án thay thế

• Instead of reducing the price, we could revise the scope to match your budget.
  (Thay vì giảm giá, chúng tôi có thể điều chỉnh phạm vi để phù hợp với ngân sách của anh/chị)
• Another option would be to split the delivery into two batches.
  (Một phương án khác là chia việc giao hàng thành hai đợt)

Khi cần giải thích vì sao sản phẩm hoặc giải pháp tạo ra giá trị tương ứng với mức giá, Sales nên nói từ tính năng đến lợi ích thay vì chỉ lặp lại thông số. Có thể tham khảo thêm cách giới thiệu sản phẩm bằng tiếng Anh cho Sales B2B.

Trao đổi payment terms, delivery terms và scope bằng tiếng Anh

Điều khoản thanh toán

• Our standard payment terms are 30 days from the invoice date.
  (Điều khoản thanh toán tiêu chuẩn của chúng tôi là 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn)
• Would a 40 per cent deposit and the balance before shipment work for you?
  (Phương án đặt cọc 40% và thanh toán phần còn lại trước khi giao hàng có phù hợp không?)
• We can consider a longer payment term, subject to internal approval.
  (Chúng tôi có thể xem xét thời hạn thanh toán dài hơn, tùy thuộc vào phê duyệt nội bộ)

Điều khoản và lịch giao hàng

• The current price is based on delivery by the end of this month.
  (Mức giá hiện tại được tính dựa trên lịch giao hàng trước cuối tháng này)
• If you need earlier delivery, we would need to review the schedule and cost.
  (Nếu anh/chị cần giao sớm hơn, chúng tôi cần xem lại lịch và chi phí)
• We can deliver in two batches if that works better for your team.
  (Chúng tôi có thể giao thành hai đợt nếu phương án đó phù hợp hơn với đội của anh/chị)

Phạm vi sản phẩm hoặc dịch vụ

• Let’s clarify what is included in the current scope.
  (Hãy làm rõ những hạng mục nằm trong phạm vi hiện tại)
• That request would fall outside the current scope and require a revised price.
  (Yêu cầu đó nằm ngoài phạm vi hiện tại và sẽ cần điều chỉnh giá)
• We can remove this item from the scope if it is not a priority.
  (Chúng tôi có thể bỏ hạng mục này khỏi phạm vi nếu đây không phải ưu tiên)

Cách đề xuất phương án thay thế hoặc nhượng bộ

Nhượng bộ chỉ nên được đưa ra trong giới hạn đã được doanh nghiệp phê duyệt. Dưới đây là một số cấu trúc dùng để gắn phương án với điều kiện rõ ràng.

Kịch bản đàm phán giá và điều khoản bằng tiếng Anh

Hai kịch bản dưới đây là tình huống giả định để minh họa cách diễn đạt. Khi áp dụng, cần thay giá, tỷ lệ, thời hạn và phạm vi bằng thông tin đã được doanh nghiệp xác nhận.

Kịch bản 1: Khách hàng đề nghị giảm giá

Customer: Your proposal looks good, but the price is about 10 per cent above our budget.
(Đề xuất của bên bạn khá phù hợp, nhưng giá cao hơn ngân sách của chúng tôi khoảng 10%)

Sales: I understand your concern about the price. Could you tell me which part of the offer is the highest priority for your team?
(Tôi hiểu băn khoăn của anh/chị về mức giá. Anh/chị có thể cho biết phần nào của đề xuất là ưu tiên cao nhất đối với đội ngũ của anh/chị không?

Customer: The implementation support is important, but we may not need the full reporting package.
(Phần hỗ trợ triển khai rất quan trọng, nhưng có thể chúng tôi không cần toàn bộ gói báo cáo)

Sales: In that case, we could revise the scope and remove the optional reporting package. That would bring the total cost closer to your budget.
(Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể điều chỉnh phạm vi và bỏ gói báo cáo tùy chọn. Như vậy tổng chi phí sẽ gần với ngân sách của anh/chị hơn)

Customer: That could work. Could you send us a revised proposal?
(Phương án đó có thể phù hợp. Bên bạn có thể gửi đề xuất đã điều chỉnh không?)

Sales: Certainly. I’ll send the revised proposal by tomorrow afternoon.
(Được. Tôi sẽ gửi đề xuất đã điều chỉnh chậm nhất vào chiều mai)

Kịch bản 2: Khách hàng muốn thay đổi điều khoản thanh toán và lịch giao hàng

Customer: We’d prefer a 60-day payment term and delivery by the end of this month.
(Chúng tôi muốn thời hạn thanh toán 60 ngày và giao hàng chậm nhất vào cuối tháng này)

Sales: Just to confirm, both the 60-day term and the end-of-month delivery are required. Is that correct?
(Để xác nhận, anh/chị cần cả thời hạn thanh toán 60 ngày và giao hàng trước cuối tháng. Đúng không?)

Customer: Yes. The delivery date is especially important.
(Đúng. Ngày giao hàng đặc biệt quan trọng)

Sales: We can meet the delivery date, but we’re unable to offer a 60-day payment term. We could propose 45 days, subject to internal approval.
(Chúng tôi có thể đáp ứng ngày giao hàng, nhưng không thể áp dụng thời hạn thanh toán 60 ngày. Chúng tôi có thể đề xuất 45 ngày, tùy thuộc vào phê duyệt nội bộ)

Customer: Please check the 45-day option and let us know.
(Vui lòng kiểm tra phương án 45 ngày và phản hồi cho chúng tôi)

Sales: Of course. I’ll confirm with my team and get back to you by noon tomorrow.
(Tất nhiên rồi. Tôi sẽ xác nhận với đội ngũ của mình và phản hồi chậm nhất vào trưa mai)

Nếu bạn cần luyện cách phản hồi trong các tình huống công việc tương tự, có thể kiểm tra trình độ tiếng Anh tại Aten để được tư vấn lộ trình phù hợp.

Cách xác nhận điều khoản và bước tiếp theo sau đàm phán

Trước khi kết thúc buổi trao đổi, cần nhắc lại các điểm đã thống nhất và những điểm còn chờ xác nhận.

• Let’s summarize the points we’ve agreed on.
  (Hãy cùng tóm tắt những điểm hai bên đã thống nhất)
• We’ve agreed on the revised scope and delivery schedule. The payment term is still subject to approval.
  (Hai bên đã thống nhất phạm vi và lịch giao hàng điều chỉnh. Điều khoản thanh toán vẫn chờ phê duyệt)
• I’ll send a written summary and the revised proposal after this meeting.
  (Tôi sẽ gửi bản tóm tắt bằng văn bản và đề xuất đã điều chỉnh sau cuộc họp)
• Once you confirm the revised terms, we’ll proceed with the next step.
  (Sau khi anh/chị xác nhận các điều khoản đã điều chỉnh, chúng tôi sẽ thực hiện bước tiếp theo)

Sau khi hai bên đã thống nhất lại giá, phạm vi hoặc điều khoản, Sales có thể gửi email báo giá bằng tiếng Anh để xác nhận quotation cập nhật và các thông tin chính với khách hàng.

Những lỗi thường gặp khi đàm phán bằng tiếng Anh

• Đồng ý giảm giá trước khi làm rõ lý do và điều kiện.
• Dùng câu quá trực diện như “No, we can’t” mà không giải thích hoặc đưa ra phương án khác.
• Hứa điều khoản chưa được doanh nghiệp phê duyệt.
• Chỉ nói về giá mà không làm rõ phạm vi, số lượng hoặc lịch giao hàng.
• Dùng “discount”, “concession” hoặc “counteroffer” không đúng ngữ cảnh.
• Kết thúc cuộc trao đổi mà không tóm tắt điểm đã thống nhất.
• Không ghi rõ điểm nào đã chốt và điểm nào còn chờ xác nhận.

Người trình độ A1-A2 nên luyện như thế nào?

Người ở mức A1 chưa cần kỳ vọng xử lý trọn vẹn một cuộc đàm phán B2B. Trước hết nên luyện các câu ngắn để làm rõ yêu cầu, xin thời gian kiểm tra và xác nhận bước tiếp theo. Khi nền tảng ổn định hơn, người học có thể luyện thêm cách giải thích giới hạn và đề xuất một phương án thay thế đơn giản.

Có thể bắt đầu theo trình tự:

1. Chọn một tình huống quen thuộc: giảm giá, lịch giao hàng hoặc điều khoản thanh toán.
2. Luyện ba nhóm câu: làm rõ, phản hồi và xác nhận.
3. Thay số liệu giả định bằng thông tin đã được doanh nghiệp cho phép sử dụng.
4. Role-play với nhiều phản hồi khác nhau của khách hàng.
5. Ghi âm để kiểm tra phát âm, tốc độ và mức độ rõ ràng.
6. Không học thuộc toàn bộ hội thoại vì tình huống thực tế có thể thay đổi.

Aten hỗ trợ người làm Sales luyện giao tiếp như thế nào?

Aten giúp người học củng cố nền tảng và luyện giao tiếp theo tình huống công việc, với khoảng 80% thời lượng thực hành. Lớp tối đa 10 học viên, người học được sửa phát âm và cách diễn đạt trực tiếp. Trước khi học, học viên được kiểm tra trình độ để tư vấn lộ trình phù hợp.

Aten không thay thế chương trình đào tạo nghiệp vụ Sales, chiến lược giá, hợp đồng thương mại hoặc đàm phán chuyên sâu. Nội dung học tập trung vào khả năng sử dụng tiếng Anh rõ ràng và phù hợp trong công việc.

Bạn có thể xem lộ trình tiếng Anh giao tiếp cho Sales B2B và Sales xuất khẩu để xác định những tình huống nên ưu tiên luyện theo trình độ hiện tại.

Câu hỏi thường gặp

Khi khách yêu cầu giảm giá, có nên từ chối ngay không?

Không nên trả lời ngay khi chưa hiểu lý do và điều khách ưu tiên. Hãy làm rõ yêu cầu, kiểm tra giới hạn được phép và đề xuất phương án phù hợp nếu có.

“Discount” và “concession” khác nhau như thế nào?

“Discount” là giảm giá. “Concession” rộng hơn, chỉ một điều một bên đồng ý nhượng lại để tiến gần tới thỏa thuận; đó có thể là giá, lịch giao hàng, phạm vi hoặc một điều khoản khác.

Làm gì khi chưa có thẩm quyền xác nhận điều khoản?

Nói rõ rằng bạn cần kiểm tra nội bộ, đồng thời hẹn thời điểm phản hồi cụ thể. Không nên cam kết trước rồi mới xin phê duyệt sau.

Có nên học thuộc toàn bộ kịch bản đàm phán không?

Không. Nên ghi nhớ chức năng của từng nhóm câu và luyện thay đổi thông tin theo tình huống, vì khách hàng có thể phản hồi khác với kịch bản dự kiến.

Nếu bạn thường xuyên phải trao đổi giá và điều khoản với khách hàng nước ngoài nhưng chưa biết nên luyện từ đâu, có thể đăng ký kiểm tra trình độ để Aten tư vấn lộ trình phù hợp.

Nguồn tham khảo

• British Council LearnEnglish – Negotiating
• British Council LearnEnglish – Business English
• British Council LearnEnglish – A phone call from a customer
• Cambridge Dictionary – Negotiate
• Cambridge Dictionary – Concession

Thông tin bài viết

• Biên soạn: Đội ngũ Nội dung Aten English
• Kiểm duyệt chuyên môn: Bộ phận Đào tạo Aten English
• Cập nhật: 27/09/2026